「ＦＡＸ発注書作成」の記事構成
手書き発注書の作成を簡単に！重量級定型業務のエクセル自動化計画
自分流のＦＡＸ注文書をエクセルで作ります。使い勝手ＯＫで業務効率アップです。
書籍の注文書テンプレートを作成。そのままでもFAXやメールで利用可能です。
書籍データを出版社別に自動で振り分けて注文書を作成。VBAコードの核心部分
注文書テンプレートを出版社別に複製して発注書籍データ転記するVBAコード
FAX電話帳と連携させた注文書作成エクセルソフトを無料でダウンロードする
コンテンツ
「ＦＡＸ発注書作成」で、余分な業務時間が大幅短縮！
手書きで作っていた「FAX発注書作成」をエクセルで作成することが出来ます。
作業にかかっていた時間が、明らかに減少するのを実感されると思います。
目的
- 未だに変わらないこの書籍流通業界特有の「FAX注文ルール」に従いつつ無駄な業務時間の短縮を目指す。
- 大幅な業務時間短縮の効果として、人件費の効率化でプラス側の業務へと、人と時間を振り向ける。
現状理解
取り寄せ注文を受けた時に、取次・出版社への発注方法として、Web注文のほかにTEL注文、FAX注文があります。
大手の取次、出版社はWeb受注対応をしていますが、品薄品切れに対してはほぼ柔軟な対応が出来ていない。TEL注文については、店の固定電話では通信コスト高と「注文したかどうか」の履歴が残せないのも問題。と言って現状、取次・出版社はメールで注文を受ける仕組みも出来ていない。
「FAXなら注文トラブルが少ないはず」という言い分に従い、口数の少ない街のお店は、この商慣習に合わせているというわけです。
このFAX注文は、2・3冊の注文しかないお店ならノーダメージだが、20・30冊にもなると注文書書きだけでも馬鹿にならない。書くのに要する時間で、他の業務なら幾つも出来るのにと考えるのは普通の感覚です。
全くWeb化を進めない出版社が、何故にインターネット5GとかSNSとか10G高速通信とかの記事を書いているのは、何か笑えてしまうが、メール注文ぐらいは出来るようになってほしいものです。
問題解決の具体的手順
- Web上で公開されている雑誌書籍データを利用する。
- エクセルに書籍データを取り込んで注文書作成作業を始める。
- 注文がすべて同じ出版社ということは無いので、一旦エクセルに取り込んだ書籍データを、エクセル内で出版社別に振り分ける作業を行う。
- FAX発注書は、業界で基準化された「短冊」と呼ばれるフォーマットに合わせてテンプレートを作成しておく。A4用紙一枚で5～6タイトルの書籍を記入することが出来る。
- A4用紙単位で、エクセルで振り分けた出版社別で注文書を自動作成させる。
- 仮に今後、取次・出版社にメール受注体制が出来た場合でも、FAX用の紙印刷ではなく、PDF印刷も簡単に行うことが出来ます。
問題解決の結論
FAX注文書作成は、手書きをしていると多大な時間を要する業務です。
この作業（業務とまでは言えないかもしれない）を自動化することで、注文数が多い場合は優に1～2時間の作業短縮になることは間違いないでしょう。
この様な無駄な時間浪費は出来るだけ早く改善しておきましょう。
エクセルVBA業務ツール「FAX発注書作成」