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この記事では

まず最初にFAX電話帳より調べてきた電話番号をFAX注文表に表示させます。これで番号調べの手間も大幅削減できます。

発注書の表示を表示設定などを使って適切化します。横書き、縦書き、縦書きよこ表示等が混在していますので、セルごとに設定する必要があります。

最初にWebから書籍データを取るところから注文書完成までの一連の作業(使い方)を説明していきます

 

 

 

FAX電話帳を作ります

それでは始めていきます。

電話帳本体を作ります

 

FAX電話帳ですが、「FAX注文書作成」や「FAX注文書テンプレート」のエクセルBOOKの中のシートに作ってもいいのですが、メンテナンスなども考えて新たに「FAX電話帳.xlsx」を作ります。

この「FAX電話帳」BOOKではVBAコードは使いませんので、”マクロなし保存”でOKです。

シート名を変更して「電話番号」としてください。

他のシートは必要ありませんので削除(選択→右クリック)しておきましょう。

 

電話番号」シートを開いて”見出し付け”として1行目A列に「出版社名」・B列に「FAX番号」・C列に「TEL番号」と入力してください。

セル幅を最適化して完了です。

このBOOKも「書籍FAX注文書」フォルダの中に保存してください。違うところに保存すると”ディレクトリ”が変わりますのでうまく作動しなくなります。

 

この様になりましたでしょうか?

faxsiage001a

 

電話番号についてのVBAコードを作ります

 

電話番号を調べて注文書に表示するVBAコードを作っていきます。

 

コード本体は以下のようになります。 コードはコード②の中に入れ込みます。入れる位置に注意してください。

「FAX注文テンプレート」BOOKの「発注資料表」シートの「出版社名」項目と、「FAX電話帳」BOOKの「電話番号」シートの「出版社名」項目を比較して同じデータの電話番号部分を取り出します。

ここで使っているコードの「Match」は、データ比較については100%マッチしなければ電話番号部分を拾ってきません。

ここで注意しなければならない部分があります。

元のデータを他からコピーして持ってきている場合は、知らぬ間にコピーしたデータの前後に空白(” ”)がついている場合があります。つまり「新春社」と「新春社 」は違うデータだと判断してしまいます。

そこで「Trim」を使って「発注資料表」シートの「出版社名」の余分な空白は削除していますが、「FAX電話帳」の「出版社名」を追加する場合は特に余分な「空白」が入らないように注意してください。

 

MEMO

Match関数について詳しくはこちらになります。

vbamatcheyecatch001エクセルVBAで使うMatch関数 活用度アップでテッパン関数に!

 

コード⑧

SUVa = Trim(SUV)
ChDir ThisWorkbook.Path
Workbooks.Open Filename:="FAX電話帳.xlsx"
Worksheets("電話番号").Select
	On Error Resume Next
	DR = WorksheetFunction.Match(SUVa, Worksheets("電話番号").Columns("A"), 0)
	On Error GoTo 0
	If DR <> 0 Then
		tela = Range("B" & DR)
		telb = Range("C" & DR)
		Workbooks("FAX注文書テンプレート.xlsm").Activate
		Worksheets(Sn).Select
		Range("B12") = "FAX " & tela
		Range("A12") = "TEL " & telb
	End If

 

コード⑨

このコードはコード⑤の直前に入れます。 フォーカスを切り替えるコードです。

Workbooks("FAX注文書テンプレート.xlsm").Activate
Worksheets(Sn).Select

 

コード⑦

今回使用する変数を宣言します。 コード①の宣言部分の一番下に入れます。

Dim DR As Variant, SUVa As String, tela As Variant, telb As Variant

 

faxsiage002a

 

コード⑩

変数を初期値にリセットします。

DR = 0

 

コード⑪

FAX電話帳を閉じます。

Workbooks("FAX電話帳.xlsx").Close False

細かいコードも含めた配置位置はこのようになります。

faxsiage003a

 

これでFAX電話番号の注文書への表示のスイッチは「設定とスタート」シートの「発注書作成ボタン」の中に埋め込まれました。

テンプレートの書式設定を調整する

 

注文書内容が適切に表示されるように各セルの書式設定を行います。

 

faxsiage005a

 

①の部分は「縦書き」ですが、セルの書式設定の配置タブで方向項目の「文字列方向-90°」で指定します。

②の部分は「縦書き」で、同じ項目で、縦の「文字列」を指定します。

各記入欄に入る文字のサイズは、使われる方によって文字数が変わりますので、自分好みで調整してください。

 

印刷時の印刷範囲の設定を行います。

FAX注文書の外枠罫線で囲まれた部分(A1セルからAE15セルまで)のみを印刷するようにします。

 

最初から使い方の説明を

 

「書籍FAX注文書」フォルダにある「FAX注文書作成.xlsm」を起動します。

注文する書籍の情報をWebから拾らったテキストデータをコピーする。

next02STEP1

faxsiage007a

セルA1を掴んで、右クリックから「形式を選択して貼り付け」⇒「テキスト」を選択します。

①のようになります。

②のデータ項目位置を指定するためにセル位置を記入します。この例はNOCSを使った場合の例です。

①・②完了後ボタンをクリックします。

next02STEP2

faxsiage008a

すると、次に「注文冊数」と「客注名」を入力する小窓が出てきます。

必要な情報を入力してください。

 

 

 

next02STEP3

faxsiage009a

「抽出データ」シートに読み取ったデータが記入されています。

ここまでの作業を1サイクルとして、発注する書籍分繰り返してください。ここで「発行所=講談社」「864円(本体800円+税) 」の項目で余分な文字を削除しておいてください。

「講談社」、「800」のほうがデータの使い道があります。

 

next02STEP4

faxsiage010-1a

「操作ボタン」で「注文データまとめ」ボタンをクリックします。

 

 

 

 

next02STEP5

faxsiage011a

「出版社リスト」に出版社名と「講談社」シートが作られています。

 

 

 

 

next02STEP6

faxsiage012-1a

「操作ボタン」で「発注資料作成」ボタンをクリックします。

 

 

 

 

 

next02STEP7

faxsiage013a

「FAX注文書テンプレート」BOOKが開き、「発注資料表」シートに情報が転記されます。

このシートで、必要に応じてあと残りの項目に情報を入力してください。

 

 

 

next02STEP8

faxsiage014-1aa

「設定とスタート」シートを開きます。

「発信元情報」に情報を記入してください。そのあと「発信元情報記入」ボタンを押すと「テンプレート」シートに情報が表示されています。

「番線印」「番線印情報」を記入します。

「番線印」は実寸大でjpg画像データでOKです。

 

next02STEP9

faxsiage016a

「発注書作成」ボタンを押して「FAX注文書」が完成します。

 

 

 

 

next02STEP10

faxsiage015a

このような感じになります。

印刷はページごとに内容をチェックしながら手動で行ってください。

 

 

 

next02STEP11

FAX注文書の保存については、「FAX注文テンプレート」BOOKをリネームして(例えば、注文書190619.xlsxとか)で保存してください。

データの保存だけでVBAマクロが必要ない場合は「.xlsx」でいいと思います。

保存ホルダはどこのホルダでも適宜でOKです。逆にこのソフトと同じフォルダで保存しますとファイル数が増えて使いづらくなるかもです。

next02STEP12

作業後のデータクリアは各BOOKの「クリアボタン」を押してください。

このソフトはいずれのシートのセルにもエクセル関数は一切使っておりませんので、セル値を消してしまったため、計算値が無くなったとかデータが消えて復活できないとかはありません。

基本(元々)のシートあるいはVBAコードを消去しない限り、システムが壊れることはありません。

 

FAX注文書作成のまとめ

 

これでFAX注文書作成は終了です。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

このシステムを利用すれば、今まで大変時間がかかっていた注文書発行作業が大幅に時短できるものと思います。

1出版社注文3種で20出版社作ろうとすると作成だけで 7分/1通×20社で140分

約2時間以上の事務時間が恐らく30分ぐらいで済んでしまうのではないかと思います。

 

ご自分でコードをカスタムすれば独自の情報を注文表に表示させることもできます。

今回も完成した「FAX注文書作成ソフト」を無料配布で、ダウンロードできるようにしています。

ダウンロード品はVBAマクロの保護をしていますので、改変することはできません。

皆さんの仕事の一助になればと思います。

ダウンロードはこちら↓です。

こちら↓でダウンロードすることが出来ます。

 

ただし、こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

 

ここの記事説明とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

 

“FAX注文書作成エクセル” をダウンロード faxtyumon.zip – 2287 回のダウンロード – 100 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

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  今回の記事はここまでです。
最後までご覧いただき有難うございました。

 

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