FAX電話帳と連携させた注文書作成エクセルソフトを無料でダウンロードする

faxsiageeyecatchb

書店業務の時間短縮を行う上でのツールになると思います。

無料で使える注文書作成エクセルの完成です。ダウンロードも無料です。
これで一回に20枚の注文書を作成するために約2時間費やしていた事務作業が恐らく30分ぐらいで済んでしまうのではないかと思います。

こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

今回が最終回となります。

 

FAX注文書作成の関連の記事はこちらになります。

「FAX発注書作成」の記事一覧を開く

 

この記事では

まず最初にFAX電話帳より調べてきた電話番号をFAX注文表に表示させます。これで番号調べの手間も大幅削減できます。

発注書の表示を表示設定などを使って適切化します。横書き、縦書き、縦書きよこ表示等が混在していますので、セルごとに設定する必要があります。

最初にWebから書籍データを取るところから注文書完成までの一連の作業(使い方)を説明していきます

 

注文書ソフトにFAX電話帳を連携させる

それでは始めていきます。

FAX電話帳本体を作ります

 

FAX電話帳ですが、「FAX注文書作成」や「FAX注文書テンプレート」のエクセルBOOKの中のシートに作ってもいいのですが、メンテナンスなども考えて新たに「FAX電話帳.xlsx」を作ります。

この「FAX電話帳」BOOKではVBAコードは使いませんので、”マクロなし保存”でOKです。

シート名を変更して「電話番号」としてください。

他のシートは必要ありませんので削除(選択→右クリック)しておきましょう。

 

電話番号」シートを開いて”見出し付け”として1行目A列に「出版社名」・B列に「FAX番号」・C列に「TEL番号」と入力してください。

セル幅を最適化して完了です。

このBOOKも「書籍FAX注文書」フォルダの中に保存してください。違うところに保存すると”ディレクトリ”が変わりますのでうまく作動しなくなります。

 

この様になりましたでしょうか?

faxsiage001a

 

電話番号についてのVBAコードを作ります

 

電話番号を調べて注文書に表示するVBAコードを作っていきます。

 

コード本体は以下のようになります。 コードは「FAX注文書テンプレート」エクセルで記述しているコード②の中に入れ込みます。入れる位置に注意してください。(コード②の下の方です)

「FAX注文テンプレート」BOOKの「発注資料表」シートの「出版社名」項目と、「FAX電話帳」BOOKの「電話番号」シートの「出版社名」項目を比較して同じデータの電話番号部分を取り出します。

ここで使っているコードの「Match関数」は、データ比較については100%マッチしなければ電話番号部分を拾ってきません。

ここで注意しなければならない部分があります。

元のデータを他からコピーして持ってきている場合は、知らぬ間にコピーしたデータの前後に空白(” ”)がついている場合があります。つまり「新春社」と「新春社 」は違うデータだと判断してしまいます。

そこで「Trim関数」を使って「発注資料表」シートの「出版社名」の余分な空白は削除していますが、「FAX電話帳」の「出版社名」を追加する場合は特に余分な「空白」が入らないように注意してください。

 

MEMO

Match関数について詳しくはこちらになります。

エクセルVBAで使うMatch関数 活用度アップでテッパン関数に!

 

コード⑧

SUVa = Trim(SUV)
ChDir ThisWorkbook.Path
Workbooks.Open Filename:="FAX電話帳.xlsx"
Worksheets("電話番号").Select
	On Error Resume Next
	DR = WorksheetFunction.Match(SUVa, Worksheets("電話番号").Columns("A"), 0)
	On Error GoTo 0
	If DR <> 0 Then
		tela = Range("B" & DR)
		telb = Range("C" & DR)
		Workbooks("FAX注文書テンプレート.xlsm").Activate
		Worksheets(Sn).Select
		Range("B12") = "FAX " & tela
		Range("A12") = "TEL " & telb
	End If

 

コード⑨

このコードはコード⑤の直前に入れます。 フォーカスを切り替えるコードです。

Workbooks("FAX注文書テンプレート.xlsm").Activate
Worksheets(Sn).Select

 

コード⑦

今回使用する変数を宣言します。 コード①の宣言部分の一番下に入れます。

Dim DR As Variant, SUVa As String, tela As Variant, telb As Variant

 

faxsiage002a

 

コード⑩

変数を初期値にリセットします。

DR = 0

 

コード⑪

FAX電話帳を閉じます。

Workbooks("FAX電話帳.xlsx").Close False

細かいコードも含めた配置位置はこのようになります。確認してください。

 

faxsiage003

 

 

これでFAX電話番号の注文書への表示のスイッチは「設定とスタート」シートの「発注書作成ボタン」の中に埋め込まれました。

最後にテンプレートの書式設定を行う

 

注文書内容が適切に表示されるように各セルの書式設定を行います。

 

faxsiage005a

 

①の部分は「縦書き」ですが、セルの書式設定の配置タブで方向項目の「文字列方向-90度」で指定します。

②の部分は「縦書き」で、同じ項目で、縦の「文字列」を指定します。

各記入欄に入る文字のサイズは、使われる方によって文字数が変わりますので、自分好みで調整してください。

 

印刷時の印刷範囲の設定を行います。

FAX注文書の外枠罫線で囲まれた部分(A1セルからAE15セルまで)のみを印刷するようにします。

 

注文書作成エクセルソフトを最初から使い方説明をします

 

「書籍FAX注文書」フォルダにある「FAX注文書作成.xlsm」を起動します。

注文する書籍の情報をWebから拾らったテキストデータをコピーします。

next02STEP1

faxsiage007a

セルA1を掴んで、右クリックから「形式を選択して貼り付け」⇒「テキスト」を選択します。

①のようになります。

②のデータ項目位置を指定するためにセル位置を記入します。この例はNOCSを使った場合の例です。

①・②完了後ボタンをクリックします。

 

next02STEP2

faxsiage008a

すると、次に「注文冊数」と「客注名」を入力する小窓が出てきます。

必要な情報を入力してください。

 

next02STEP3

faxsiage009a

「抽出データ」シートに読み取ったデータが記入されています。

ここまでの作業を1サイクルとして、発注する書籍分繰り返してください。ここで「発行所=講談社」「864円(本体800円+税) 」の項目で余分な文字を削除しておいてください。

「講談社」、「800」のほうがデータの使い道があります。

 

next02STEP4

faxsiage010-1a

「操作ボタン」で「注文データまとめ」ボタンをクリックします。

 

next02STEP5

faxsiage011a

「出版社リスト」に出版社名と「講談社」シートが作られています。

 

next02STEP6

faxsiage012-1a

「操作ボタン」で「発注資料作成」ボタンをクリックします。

 

next02STEP7

faxsiage013a

「FAX注文書テンプレート」BOOKが開き、「発注資料表」シートに情報が転記されます。

このシートで、必要に応じてあと残りの項目に情報を入力してください。

 

next02STEP8

faxsiage014-1aa

「設定とスタート」シートを開きます。

「発信元情報」に情報を記入してください。そのあと「発信元情報記入」ボタンを押すと「テンプレート」シートに情報が表示されています。

「番線印」「番線印情報」を記入します。

「番線印」は実寸大でJPG画像データでOKです。

 

next02STEP9

faxsiage016a

「発注書作成」ボタンを押して「FAX注文書」が完成します。

 

next02STEP10

faxsiage015a

このような感じになります。

印刷はページごとに内容をチェックしながら手動で行ってください。

 

next02STEP11

FAX注文書の保存については、「FAX注文テンプレート」BOOKをリネームして(例えば、注文書190619.xlsxとか)で保存してください。

データの保存だけでVBAマクロが必要ない場合は「.xlsx」でいいと思います。

保存ホルダはどこのホルダでも適宜でOKです。逆にこのソフトと同じフォルダで保存しますとファイル数が増えて使いづらくなるかもです。

next02STEP12

作業後のデータクリアは各BOOKの「クリアボタン」を押してください。

このソフトはいずれのシートのセルにもエクセル関数は一切使っておりませんので、セル値を消してしまったため、計算値が無くなったとかデータが消えて復活できないとかはありません。

基本(元々)のシートあるいはVBAコードを消去しない限り、システムが壊れることはありません。

 

FAX電話帳と連携させたFAX注文書作成のまとめ

 

これでFAX注文書作成は終了です。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

このシステムを利用すれば、今まで大変時間がかかっていた注文書発行作業が大幅に時短できるものと思います。

1出版社注文3種で20出版社作ろうとすると作成だけで 7分/1通×20社で140分

約2時間以上の事務時間が恐らく30分ぐらいで済んでしまうのではないかと思います。

 

ご自分でコードをカスタムすれば独自の情報を注文表に表示させることもできます。

今回も完成した「FAX注文書作成ソフト」を無料配布で、ダウンロードできるようにしています。

ダウンロード品はVBAマクロの保護をしていますので、改変することはできません。

皆さんの仕事の一助になればと思います。

ダウンロードはこちら↓です。

こちら↓でダウンロードすることが出来ます。

 

ただし、こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

 

ここの記事説明とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

 

“FAX注文書作成エクセル” をダウンロード faxtyumon.zip – 3833 回のダウンロード – 100 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

短期間でエクセルVBAの独学習得を目指したいなら

 

エクセルVBAを独学する独習方法は、学習者それぞれ十人十色、多種多様と思われます。

けれども、

出来るだけ効率よく学習するためには、いくつかの大切なポイントがあります。

独学でもVBA習得の中級クラスに達するのはそんなに難しいことではありません。

先人が行った勉強方法をあなたがそのまま利用すればよいということです。

vbastudyeyecatch002 エクセルVBAを独学で習得する!ために大切な7つのポイントを解説します

独習のための大切な7つのポイントは、上記記事にて解説しています。

重要ワード

独習によるVBA習得のキーワードは、

出来るだけ多くの実例に触れること!

です。

正直、VBAの学習について自分の周りの仕事(業務)からだけ実例を得るのでは効率良い習熟は無理です。

ハッキリ言って、

本当に短い期間でVBA習得を成功させたいなら、今使っている参考書が良書かどうかを判断し、新ツールとしてオンライン学習も取り入れて行うことが、

手っ取り早く短期間習得できるというのは間違いないでしょう。

 

 

エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。
エクセルVBAの独習でおすすめ参考書を7冊選ぶ。良書との出会いは大切です

 

エクセルVBAの独習には動画学習という方法もあります。 目と耳両方を使って学習することでさらに勉強効率を上げることもできると思います。
エクセルVBA初級者がUdemyで動画学習する講座おすすめ5選と無料講座の上手な使い方。

 

改訂新版 てっとり早く確実にマスターできるExcel VBAの教科書
定番参考書の改定新版が、動画付きになりもっと分かり易くなった
vbastudy022a
vbastudy023a

電子書籍版「改訂新版 てっとり早く確実にマスターできるExcel VBAの教科書」をamazonで見てみる

(著者)大村あつし
(出版社)技術評論社
(税込価格)2,508円(本体2,280円+税)

30冊を超えるExcelのマクロやVBAの解説書を執筆してきた著者による考え抜かれた本書の内容と構成。
独創的な解説手法で必ずExcel VBAが理解できます!
初級からの参考書ですが、より実践的切り口での解説をしています。
QRコードから操作の流れを動画(無音です)で確認することもできるようになりました。
文章解説と動画との関係性は、主は文章での解説、サポートが動画になります。

 

エクセルVBAを使って業務効率を上げて行くのに、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

「VBA最速理解」の記事一覧を開く

今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。
<記事内容についての告知>VBAコードの記述記事においては、その記述には細心の注意をしたつもりですが、掲載のVBAコードは動作を保証するものではりません。 あくまでVBAの情報の一例として掲載しています。 掲載のVBAコードのご使用は、自己責任でご判断ください。 万一データ破損等の損害が発生しても当方では責任は負いません。