手書き発注書の作成を簡単に!重量級定型業務のエクセル自動化計画

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発注作業で一番手間のかかるのは手書きで注文書を作成する作業ではないでしょうか?

ここからの記事シリーズでは、この作業を速く簡単に行えるようにする方法を紹介させていただきます。

 

世の中ネット社会と言われだして大分、月日が経ちますよね。ほとんどの業種で、商品の仕入れや出庫はオンライン(ネット)を使って作業されていると思います。

一般の消費者の皆さんは「書籍流通も『電子書籍』が普及しているくらいだから当然オンラインが当たり前でしょ。」と思われているようです。

 

ところがスットコドッコイ(古典表現?です)。店員さんとして書店で働いたことのある人は、

「な、な、なんで注文方法が昭和なん」と思った人も多いはず。そうなんです。書店からの注文の方法は結構FAX電話注文が多いんです。

書店もそうですが、出版社も”ピンキリ”で意外とネット無縁の出版社も多いんです。Mail注文もできないのですからびっくりします。

 

ということで書店の事務にとっては、

FAX注文問題をクリアーすることが業務改善の大きなポイントのひとつです。

<書籍問屋(取次)とオンラインがつながっていても、その先のキリの出版社に出すのは取次の手書き注文書です。>

 

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手書き注文書を簡単に。定型業務からの解放へ

 

書籍の注文は、取次や出版社へインターネットを通じて行うオンライン発注が非常に多いのではないでしょうか。

この方法だと在庫情報がすぐに分かり商品着荷日も知ることができます。

在庫のある商品については、非常に便利なものです。

けれども

在庫状況が「取次在庫なし」や「出版社在庫問い合わせ」となった場合、状況が一転します。

あるいは在庫データを提供していない出版社や取次とオンライン接続をしていない出版社の場合も同様です。

注文書を作って取次や出版社へ発注する事となります。

その場合、電話発注も当然可能ですが、多くは履歴を残すためにもFAX発注していると思います。

ところが

注文書の作成は、1銘柄や2銘柄ならさほど問題ではありませんが、

20・30銘柄となると、どうしようもなく重い仕事となってしまいます。

実感されておられることだと思います。ほんと嫌ですよね!

 

書籍データを使ってのエクセル自動化計画

 

この「ほんと嫌な」問題解決のため、FAX注文を簡単にできるような、楽々のFAX注文書の作り方を概略説明します。

 

大幅時短で省エネ作業を目指しましょう。
目標は「2時間作業を所要時間30分以下で!」です。

 

インターネット注文画面にある書籍データを使う

 

発注書に記入する必要な項目は、”書籍名”・”副題”・”出版社名”・”著者名”・”ISBN”・”価格”だと思います。

書籍をネット検索すると、この項目はすべて画面に表示されているような項目です。

そこで、画面に表示されているこのデータをコピーして、

事前に作成してある”FAX発注書テンプレート”に貼り付けていきます。コピペをしていくわけです。

作業的には、1枚の発注書を作るために6項目+番線印 計7回のコピペする事になります。

30枚作ると210回のコピペとなります。

これはやはり面倒くさいです。

なので、

Microsoft EXCELのソフトを使いVBAによって定型作業を自動化して楽をしていきます。

やり方の流れとしてはエクセルにおいて(エクセルBOOK1とエクセルBOOK2と、2つのファイルを作成します。)

 

  1.  まず、エクセルBOOK1において書籍の発注データ一覧表シートを作ります。
  2.  発注画面の書籍情報を一括に読み取るエクセルシートを作ります。
  3.  読み取った必要なデータを1.のシートに転記していきます。
  4. エクセルBOOK2において”FAX発注書テンプレート”を作成します。
  5. 作成した4.のテンプレートを例えば40枚分作ります。(シート40枚にコピペします。)
  6. 発注データを転記完了した1.の”発注データ一覧表”の各項目を”FAX発注書テンプレート”の項目に転記していきます。
  7. ”FAX発注書テンプレート”の各シートは、注文先出版社別に仕分けされています。(つまりこの場合最大出版社40社への注文書を作成することができます。)
  8. テンプレート内の各発注短冊に番線印を自動印字していきます。
  9. 使うほうはエクセルBOOK2の”FAX発注書テンプレート”の各シートになります。
  10. 最後に、FAX電話番号を各シートに表示します。番号調べの手間を省きます。

 

思いっきり概略ですが、以上がFAX注文書の自動作成の流れです。

 

この作業が完了すると、

恐らく今までかかっていた時間が何分の1か、大幅に短縮されることは間違いないと思います。

印刷作業について

 

さらに印刷時、お使いのプリンタによっては、印刷時間や給紙枚数などの能力や性能差のために、ちょっと”イラッ”とすることになるかもしれません。

経験上、PC作業が速くてもプリント作業がボトムネックになることが多々あります。

 

インクジェットよりはレーザーの高速プリントが良いとか、給紙枚数の多いカセット給紙式かよいとかあります。

ストレスを感じないように、最低の条件を満たすスペックは有ったほうがいいと思います。

SOHO向けの低価格機種も多く出ていますので、旧機種プリンターお使いなら取り換えを検討されたほうが良いかもしれません。

 

手書き発注書 重量級定型業務のエクセル自動化計画のまとめ

 

手書き発注書の業務作業の効率化の方法について、これから改善方法を解説して行きます。

最終的には、

この業務効率化でも、時給にすれば何千円単位の効率化になってくると思います。

 

次の記事からはこの計画に従って、FAX発注書ソフトの作成方法の詳細を、改めて説明していきます。

次からは、エクセルVBAを使ってプログラムを作っていきます。

 

普段の色々な作業の数を考えると気が遠くなる思いもありますが、”塵も積もれば”式で着実に行っていきましょう。

 

エクセルVBAを使って業務効率を上げて行くのに、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

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今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。

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