エクセルで手書き発注書の作成を自動化！重量級業務の改善策

こんにちは、じゅんぱ店長（＠junpa33）です。

発注作業で一番手間のかかるのは手書きで注文書を作成する作業ではないでしょうか？

ここからの記事テーマで、この作業を速く簡単に行えるようにする方法を紹介させていただきます。

世の中ネット社会と言われてから、かなりの月日が経ちます。ほとんどの業種で、商品の仕入れや出庫はオンライン（ネット）を使って作業されていると思います。

一般の消費者の皆さんは「書籍流通も『電子書籍』が普及しているくらいだから当然オンラインが当たり前でしょ。」と思われているようです。

ところがスットコドッコイ（古典表現です）。店員として書店で働いたことのある人は、

「な、な、なんで注文方法が昭和なん」と思った人も多いはず。そうなんです。書店からの注文の方法は、まだまだ結構、ＦＡＸ電話注文も多く残っているんです。

出版社も”ピンキリ”、ネット無縁の出版社も多く、Mail注文もできないのですから一般の人ならびっくりします。FAX注文しか受け付けないという、化石的出版社もあります。ユーザー対応のかけらもありません。

ということで書店の業務負担は多く、発注業務は、まさに重量級業務となっています。

ＦＡＸ注文の業務問題を解決することが、業務改善の一つの大きなポイントになります。

見直し、注文書の手書き作成の業務量

書籍の注文は、取次や出版社へインターネットを通じて行うオンライン発注が多くなってきています。

これによって在庫情報がすぐに分かり商品着荷日も知ることが出来るようになりました。

豊富に在庫のある商品については、非常に便利なものです。

このオンラインシステムは、取次がセンターにいて出版社と書店をつないでいるシステムになっています。

なので、取次の企業能力以上のことは出来ないのが現状です。

取次にある在庫状況が「品薄」、「取次在庫なし」や「出版社在庫問い合わせ」となった場合は、多くが、いつ着荷するか不明という状況になってしまいます。

これは、在庫データを提供していない出版社、取次とオンライン接続をしていない出版社の場合も同様に発生します。

この状況に陥った場合、取次では対応できないので、書店からの対処法は、

注文書を作って出版社へ発注

する事となります。

お付き合いのお客様にもよりますが、客注のウエイトの高い書店では、注文書籍の半数以上が「電話注文」、「手書き注文書」での注文なんて言うことも普通に起こります。

そして、多くの場合は履歴を残すためにもＦＡＸで発注している書店が多いです。

作業量的に言って、

注文書の作成は、１品目や２品目なら言うほど問題ではありませんが、

２０・３０品目となると、どうしようもなく重い仕事となります。品目殆どすべてが異なる出版社なんてのも普通にあります。

30枚の手書き注文書、30社へFAX送信、実感している書店員も多いでしょう。

書籍データを使ってのエクセル自動化計画

手書き注文書作成業務の問題解決のため、その作成が簡単にできるような、ＦＡＸ注文書の作り方を概略をこれから説明します。目標としては、

インターネット注文画面の書籍データを利用

発注書に記入する必要な項目は、”書籍名”・”副題”・”出版社名”・”著者名”・”ISBN”・”価格”です。

書籍をネット検索すると、この項目はすべて画面に表示されているような項目です。

そこで、画面に表示されているこのデータをコピーして、

事前に作成してあるエクセルシートの”FAX発注書テンプレート”に貼り付けていきます。コピペをしていくわけです。

作業的には、１枚1品目の発注書を作るために６項目＋番線印　計７回のコピペをする事になります。

３０枚作ると２１０回のコピペとなります。

幾らエクセルを使うと言っても、これではやはり面倒くさいです。

なので、

EXCELのVBAによって定型作業を自動化して楽をしていきます。

自動化作成の流れとしてはエクセルで、2つのエクセルファイル（BOOK1とBOOK2）を作成します。

ＦＡＸ注文書作成の流れです。

この作業が完了すると、

恐らく今までかかっていた時間が何分の1かに、大幅に短縮されることは間違いないと思います。

印刷作業について

さらに業務についての所要時間について言うと、PDFでメール添付できるメール注文対応出版社（あまり多くはない）とインターネットFAXを使っている場合を除いて、ほとんどの場合、ペーパー化（印刷）することが必要です。

インターネットFAXでは、PDFデータで相手FAX機に送信することが出来ます。

参考

インターネットFAXサービスを比較◆主要6社から選定した利用条件別ベストプラン

あったら助かるモノ・Goods　小さな書店の経営術

印刷する時、お使いのプリンタの種類によっては、印刷時間や給紙枚数などの能力や性能差のために、ちょっと”イラッ”とする場合があるでしょう。

経験上、PC作業が速くてもプリントの遅さが作業時間のボトムネックになることが多々あります。

インクジェットよりはレーザーの高速プリントが良いとか、給紙枚数の多いカセット給紙式がよいとかはあります。

ストレスを感じないように、最低の条件を満たすスペックは有ったほうが良いと思います。

SOHO向けの低価格機種も多く出ていますので、旧機種プリンターお使いなら取り換えを検討されたほうが良いかもしれません。

まとめ

手書き発注書の業務作業の効率化の方法について、これから改善方法を解説して行きます。

最終的には、

この業務効率化を行うだけでも、担当者1人の時給にしても何千円単位の業務効率化になってきます。

次の記事からはこの計画に従って、FAX発注書ソフトの作成方法の詳細を、改めて説明していきます。

エクセルVBAを使ってプログラムを作っていきます。

普段の色々な作業の量を考えると気が遠くなる思いもありますが、”塵も積もれば”式で着実に改善を行っていきましょう。

エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。

2022年1月9日 エクセルVBAの独習でおすすめ参考書を7冊選ぶ。良書との出会いは大切です

今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。

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