送品予定表と他ファイルとのデータ連携をする。情報の一元化で業務効率を上げる

kesikiaaa

こんにちはじゅんぱ店長(@junpa33)です。

今回のテーマは、機能付加のカスタマイズについてです。

先回作成した、雑誌の「送品予定表」をさらに便利化していきます。

 

事前に作成してある
「外商定期購読雑誌リスト」
「店頭お取り置き予約雑誌リスト」
からデータを取り込んで、当該商品があれば「送品予定表」に”注意マーク”を追加で表示します。

 

先回の記事を読み直す>>>

取次の発売予定データを加工して使える送品予定表を独自に作成する。

 

送品予定表作成の関連の記事はこちらになります。

「送品予定表作成」の記事一覧を開く

 

送品予定表と他ファイルとのデータ連携で出来ること

 

先回作成した送品予定表を、新刊の発売チェックや店頭残品の引き上げなどに利用いただけましたでしょうか。

資料や情報はペーパーレス、モニター確認で行いましょうと言われる中、プリントアウトして使えば、これだけ効率が上がると実感頂けたかも。

 

今回は、その送品予定表に新たなデータを付加してより活用度をアップさせることが目標です。

 

送品着荷した商品は”店頭並べ用”だけでなく、”配達用”や”取り置き用”にも割り振りしなければなりません。

また、その合計必要数が送品数と比べてどうか、割り振り余裕がどれだけあるか、などを判断して対策しておかねばなりません。

ナショナルチェーンであれば、そういった複合データを纏めるシステムもあるかと思いますが、現状、多くのお店は一つづつ点検しながら作業していかなければなりません。

 

この「面倒な作業」を少しの工夫で改善することができます。

この作業改善のために、

外商定期購読雑誌リスト」と「店頭お取り置き予約雑誌リスト」を作成します。

そしてこの連携によって、この業にかかっていた所要時間もほぼ0分、必要なくしてしまえます。

 

データ連携の資料ファイルとなる参照リストを作成

borderex002a

 

エクセルでデータ参照をするリストとして、「外商定期購読雑誌リスト」と「店頭お取り置き予約雑誌リスト」を作成しておきます。

既に作ってある場合は、取り出しデータのあるセルの位置を調整すれば利用できるかもしれません。

ファイル名を外商取置雑誌リスト.xlsxとします

 

当店では、「外商定期購読雑誌リスト」と「店頭お取り置き予約雑誌リスト」を一つのリストにまとめて作成しております。

Book名を「外商取置雑誌リスト.xlsx」として、「雑誌シート」を作っています。

そして保存場所は「送品予定表作成.xlsm」と同じところに保存してください。

この様な感じです。

souyorenkei001a

 

「外商定期購読雑誌リスト」と「店頭お取り置き予約雑誌リスト」についてのご注意

 既存のリストを利用する場合は、BOOK名を「外商取置雑誌リスト.xlsx」に変更してください。 今までは、まだ何も作っていなかったお店や手書きノートで作っていたお店について

  • 全く何も問題ありませんので、このようなリストを作表してください。

 すでにこの種のリストをエクセル以外で作表されているお店について

  • このデータリンクを行いたい場合は、エクセルで再度このような作表をしてください。

 すでにこの種のリストをエクセルで作表されているお店について

  • エクセル間でデータリンクさせる場合は「C列からF列」が重要になります。リンクさせる共通項目を「雑誌コード」に置くからです。キー項目を「雑誌コード」にしていますので、すでにあるリストに「雑誌コード」がない場合は項目追加が必要です
  • 顧客別切り口のリストの場合は修正が必要です。「雑誌コード」を含めた「雑誌名」の切り口リストに変更が必要です。

 

この「外商取置雑誌リスト.xlsx」は後々に記事で紹介する予定の”外商納品雑誌のシステム”でもデータリンクしていく予定です。

そのデータのやり取りのなかで、「発売されたこの雑誌を、どことどこに納品し、またどれだけ取り置くか」を調べます。そこで利用するキー項目ともまた合わせておく必要があります。

なので、もう一度言いますが、すでにエクセルでリストがあるお店については「雑誌コード」を含めた「雑誌名」の切り口でリストを組みなおしていただく必要があります。

 

これから以降は「参照リスト」名を「外商取置雑誌リスト.xlsx」として解説していきます。

 

項目の入力事項

 

入力項目の入力時の注意点をポイント的に少し説明していきます。

雑誌名

データリンクさせるためのキー項目になります。

ですが今回はキー項目を「雑誌コード」にしています。

 

MEMO
”文字”をデータリンクのためのキー項目とした場合は、データ同士をリンクさせるために”入力された文字が全く同じ”でなければなりません。
全角半角スペースなど微妙に違うだけでも同一とはみなされません。
もちろんプログラム的に”曖昧さ”に対処することもできるでしょうが、そこまで記述コードを増やして複雑にしても色んな意味で効率が悪くなると思います。
(作業時間対期待する効果の面でバグが多く出たりとか)

 

ジャンル

いわゆるジャンルです。

雑誌のグループ分けのようなものですので、普段お使いの種別でよろしいかと思います。

 

配達雑誌コードと取置雑誌コード

雑誌コードを記入します。

雑誌コードは5桁で記入してください。(号数コードは不要です)

 

0から始まるコードは、リストに入力しても0はデフォルトでは表示されないと思います。

その場合は4桁の表示でOKとして使っていきます。

 

MEMO
セル表示形式を変更してプロパティを”文字列”に変更すれば表示されます。
エクセルBOOK間でデータリンクしてデータのやり取りを組み立てていく中では、あえてここだけプロパティを”文字列”に変更することはしないで、全セル表示形式を”標準”(初期デフォルト)で進めていきます。

ご存知のように、週刊誌系の雑誌(2や3からはじまる雑誌コード)については、一つの雑誌に複数の雑誌コードがあります。

その雑誌コードはすべてリストに入力する必要があります。

対応する雑誌名入力については、例えば、「少年ジャンプ」、「少年ジャンプ ダミー」を4つ などとして対応してください。

 

ムックやコミックについては、雑誌コード最初の5桁は共通で号数コードで本を区別しています。またその号数コードも毎回変わりますので、このジャンルについては本の特定について有効な判定ができません。

 

配達冊数と取置冊数

それぞれの必要冊数を記入してください。

 

販売王コード

販売管理ソフトの「販売王」と連携させるためのコードです。

この連携によって、見積、納品、請求の帳票作成の業務効率化・時短化を図っていくことが可能になります。

 

この連携が外商営業業務改善の核心部分の1つとなります。

ここに進むための準備として、この資料作成があります。

じゅんぱ店長

配達解除、取置解除

配達や取り置きが終了したときに、雑誌コードをここへ移動させてください。

過去実績の備忘的項目になります。

 

情報の一元化のためのVBAコードを作成する

 

コードはこのようになります。

このコードは、2つのエクセルBOOKを対比しながらデータを書き込んでいく設計です。

コードの挿入先は、「送品予定表作成.xlsm」のModule1の「送品表作成()」サブルーチンの途中に挿入してください。

 

2019.8/3追記します。
「外商取置雑誌リスト.xlsx」をまだ作成していなければ、このリンクコード①をスルーするVBAコードを付加します。(赤色の文字です)

 

MEMO
ChDirの使い方についてはこちらの記事が参考になります。

カレントフォルダを簡単に変更できるChDirステートメントの使い方

If条件文についてはこの記事を参考にしてください。

「If条件文」のVBAコードの組み方。条件の絞り方を最速に理解。

入力セルの最終行を取得する方法はこちらを参考にしてください。

データ入力済セルの最終行番号を取得するVBAコード

Match関数について詳しくはこちらになります。

エクセルVBAで使うMatch関数 活用度アップでテッパン関数に!

Dir関数についてはこちらを参考にしてください。

エクセルVBA 要らないファイルを自動削除するコードの作り方

 

リンクコード①

Dim ret As Variant
Dim rets As Variant
Dim myRG As Object, myRGs As Object
Dim Cs As Long, Ct As Long
Dim p As Long, J As Variant, q As Long, K As Variant
Dim last As Long

ChDir ThisWorkbook.Path
If Dir("外商取置雑誌リスト.xlsx") = "" Then
    MsgBox "『外商取置雑誌リスト.xlsx』" & vbCrLf & _
        "が作成されていませんので、外商取置マーク機能使えません。"
Else
        Workbooks.Open Filename:="外商取置雑誌リスト.xlsx"
	Worksheets("雑誌リスト").Select
	Set myRG = Workbooks("外商取置雑誌リスト.xlsx").Worksheets("雑誌リスト").Range("C:C")
	Set myRGs = Workbooks("外商取置雑誌リスト.xlsx").Worksheets("雑誌リスト").Range("E:E")

	Workbooks("送品予定表作成.xlsm").Activate
	Worksheets("設定操作").Select
	Worksheets("送品予定表").Select
	last = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
	For p = 1 To last
    		J = Worksheets("送品予定表").Range("D" & p).Value
    		ret = Application.Match(J, myRG, 0)
    		If IsError(ret) Then
    		Else
        		Workbooks("外商取置雑誌リスト.xlsx").Activate
        		Worksheets("雑誌リスト").Select
        		Cs = Range("D" & ret).Value
        		Workbooks("送品予定表作成.xlsm").Activate
        		Worksheets("送品予定表").Select
        		V = Cs & "☆:" & Range("J" & p).Value
        		Range("J" & p).Value = V
   		End If
	Next p

	For q = 1 To last
    		K = Worksheets("送品予定表").Range("D" & q).Value
    		rets = Application.Match(K, myRGs, 0)
    		If IsError(rets) Then
    		Else
        		Workbooks("外商取置雑誌リスト.xlsx").Activate
        		Worksheets("雑誌リスト").Select
        		Ct = Range("F" & rets).Value
        		Workbooks("送品予定表作成.xlsm").Activate
        		Worksheets("送品予定表").Select
        		Vs = Ct & "■:" & Range("J" & q).Value
        		Range("J" & q).Value = Vs
    		End If
	Next q
    
	Workbooks("外商取置雑誌リスト.xlsx").Close SaveChanges:=False
	Range("A1").Select
End If

 

souyorenkei004a

 

どのように表示されるかというと

「外商取置雑誌リスト」で例えばこのように登録してあれば

souyorenkei005a

「送品予定表」の表示はこのようになります。

souyorenkei006a

配本冊数の項目欄で、

”外商納品(配達品)”が6冊あれば「6☆」のマークがつきます。

”取り置き”が5冊あれば「5■」のマークがつきます。

両方あればこの2つのマークが横に並びます。

 

配本冊数の項目欄の表示文字数が増えますので、「送品予定表作成.xlsm」で組み上げたModule1のVBAで指定した「J列」のセル幅の設定値を変更します。

Range("J:J").ColumnWidth = 8
Range("C:C").ColumnWidth = 9

「J列」の数値を7→8に変更しましたので、全体幅を保つために「C列」を10→9にします。

先回セットしたコードを変更してください。

 

送品予定表とのデータ連携で業務効率を上げるのまとめ

 

今回行ったことで、「送品予定表」が1ステップ グレードアップいたしました。

これで着荷した雑誌の必要数が分かりますので、何冊を店頭並べできるのか、何冊まで”傷み品”数の許容ができるのかを簡単に判断することができるようになりました。

完成品はこちらです。今まで解説しましたエクセルVBAの完成品です。使用料は無料です。

 

<このDLしたエクセルファイルはVBAコードを保護していますので改変はできません。>

 

最終形のダウンロードはこちら↓から。

“送品予定表” をダウンロード souhinyotei.zip – 1590 回のダウンロード – 47 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

さらにグレードアップ第2段として、さらにバックナンバー検索もできるように計画します。

 

エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。
エクセルVBAの独習でおすすめ参考書を7冊選ぶ。良書との出会いは大切です

 

エクセルVBAの独習には動画学習という方法もあります。 目と耳両方を使って学習することでさらに勉強効率を上げることもできると思います。
エクセルVBA初級者がUdemyで動画学習する講座おすすめ5選と無料講座の上手な使い方。

 

改訂新版 てっとり早く確実にマスターできるExcel VBAの教科書
定番参考書の改定新版が、動画付きになりもっと分かり易くなった
vbastudy022a
vbastudy023a

電子書籍版「改訂新版 てっとり早く確実にマスターできるExcel VBAの教科書」をamazonで見てみる

(著者)大村あつし
(出版社)技術評論社
(税込価格)2,508円(本体2,280円+税)

30冊を超えるExcelのマクロやVBAの解説書を執筆してきた著者による考え抜かれた本書の内容と構成。
独創的な解説手法で必ずExcel VBAが理解できます!
初級からの参考書ですが、より実践的切り口での解説をしています。
QRコードから操作の流れを動画(無音です)で確認することもできるようになりました。
文章解説と動画との関係性は、主は文章での解説、サポートが動画になります。

 

エクセルVBAを使って業務効率を上げて行くのに、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

「VBA最速理解」の記事一覧を開く

 

今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。

<記事内容についての告知>VBAコードの記述記事においては、その記述には細心の注意をしたつもりですが、掲載のVBAコードは動作を保証するものではりません。 あくまでVBAの情報の一例として掲載しています。 掲載のVBAコードのご使用は、自己責任でご判断ください。 万一データ破損等の損害が発生しても当方では責任は負いません。