こんにちは、じゅんぱ店長（@junpa33）です。
今回は、営業事務の業務改善に関係したテーマです。
雑誌と書籍の新刊発売日、新刊送品案内についての利用法を解説します。
新刊送品案内は、以降「送品予定表」として表示していきます。本の発売予定表のことです。
取次との注文システム（例えば日販では ”ＮＯＣＳ７” というもの）を繋いでいればＤＬ可能なデータでもあります。
発売予定表は、表示画面を印刷したり、表をダウンロードして印刷して利用しています。
この表は非常に便利ですね。
じゅんぱ店長
お客様への発売情報の案内の時や店置き商品の新旧差し替えの時には重宝するデータです。
言うまでもなく、
この送品予定表は、送品されてくる商品の商品名、コード番号、数量、価格など毎日の仕入れ商品についてのデータ表です。
つまりお店の仕入れ情報の大元のデータでもあるわけです。
この重宝データを他データ連携して、さらに有用データに変えて行くことがテーマです。
事務系の業務改善から見たこの記事の関連性はこちら↓
送品予定表作成の記事編成
- 送品予定表の使い方とダウンロード
- 送品予定表作成手順
コンテンツ
送品予定表のデータと他データとの連携
雑誌の送品予定表の発売予定データを利用して、その日の外商配達商品やレジ取り置きについての資料を付け加えることが出来ます。
- 配達雑誌の発売日の送品予定表には、その雑誌名の項目行に配達マークが付加される。
- 取り置き雑誌の発売日の送品予定表には、その雑誌名の項目行に取り置きマークが付加される。
- 配達雑誌数と取り置き雑誌数を表示することで全体の数量管理を行うことが出来る。
- それぞれの本の税込価格を表示する。
じゅんぱ店長
こういった利用方法は、この送品予定表だけで終わるものではありません。
他にも
- 販売管理ソフトとデータ連携して、ソフトのデータ入力業務を簡単にする。
- バックナンバーの検索に利用します。
- 在庫棚卸の基礎データとして使用します。
などの利用用途があります。
データ連携の雑誌送品予定表の作り方
これから雑誌の送品予定表を作成してゆく流れを説明します。
今回もエクセルで作成しますが、VBAを記述しますのでマクロ有効ブックとなります。
送品予定表はこんな感じです
2023年03月01日の雑誌送品表です。
こちらはバックアップされた雑誌送品予定表データです。（エクセルはxlsxです。）
これは蓄積されたデータの一部です。
作成データをバックアップしておくことで、過去の発売情報の検索も可能になります。
また、書籍の送品予定表の場合であれば、在庫棚卸の時に在庫書籍のISBNから書籍名も取得することが可能になります。
雑誌送品予定表のシート構成について
「Paste」シート、「設定操作」シート、「送品予定表」シートの３枚のシートを使います。
送品予定表のバックアップについては、新規ブックを作成しデータを貼り付け、日付を付加して保存します。
ダウンロードした新刊送品案内を丸々貼り付けるシートです。ここからデータを取り出し加工することになります。
このシートを含めて、エクセル関数は一切使用しませんので、単なる無地のシートでOKです。
シート名を「Paste」と変更するだけです。
送品予定表の作成をコントロールするシートになります。
必要なデータ位置を指定したり、税率指定など、また、マクロを実行するためのコマンドボタンなどを配置します。
完成した送品予定表を表示するシートです。
今回はテンプレートを作りません。VBAだけで1から作表できるようにします。
- 取次サイトからダウンロードした新刊送品案内データを丸々「Paste」シートに貼り付けます。
- 送品表作成のコマンドボタンを押す。
- 既に設定されている「必要データ」とその「記述位置」に基づいて作表を始めます。
- 本体価格から設定の税率で、税込価格を計算して表示します。
- データ連携については、「配達取置雑誌一覧表.xlsx」よりデータを対比して、データマッチした雑誌にマークと数量を付加します。
- 「送品予定表」をバックアップ保存します。
- A4サイズに収まる様に列を調整して印刷できるようにセットします。印刷は自動化はしません。プレビューで確認の上マニュアルで印刷してください。
- 使用後は全クリアーボタンでデータを消去します。
今回も最初から最後まですべて一気通貫で作動する設定はしません。
ボタンクリックでステップが踏めるようにセットしていきます。
データ連携を行なった送品予定表作成の完成品はこちらです。
今まで解説しましたエクセルＶＢＡの完成品です。
これは無料でダウンロードしていただけます。
ですが、ご利用に際しては注意点をお守りください。
＜このＤＬしたエクセルファイルはＶＢＡコードを保護していますので改変はできません。＞
このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、
転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。
違法ルートで入手された場合は、著作権に抵触します。
This software is free to use for your own business,
Reproduction or resale is not permitted, so please refrain from using it.
It violates copyright if it is obtained through illegal routes.
データ連携した送品予定表作成のまとめ
この「送品予定表」の作成はエクセルＶＢＡの組みあけの中でもそんなに難しいものではないかと思います。
けれども、送品予定表はお店の商品入庫（仕入れ）の一番もとになる情報になっています。
それだけ重要であるとともに、色んな他データと連携できる（連携させる必要のある）データということも言えます。
外商営業のための伝票作成や資料作成などのデスクワークを時短効率化するためには、この「送品予定表」の作成は重要な足掛かりとなります。
そして次に、配達作業用で作成したエクセルＢＯＯＫとの連携や、伝票作成のソフトへのデータ利用を行っていくという事です。
「雑誌の送品予定表」の作成手順については、別記事でさらに詳しく説明していきます。
エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。
エクセルVBAの独習でおすすめ参考書を7冊選ぶ。良書との出会いは大切です
今回の記事はここまでです。 最後までご覧いただき有難うございました。
