新刊送品予定表を他データと連携させて営業伝票作成の自動化に利用する

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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

今回は、営業事務の業務改善に関係したテーマです。

雑誌と書籍の新刊発売日、新刊送品案内についての利用法を解説します。

新刊送品案内は、以降「送品予定表」として表示していきます。本の発売予定表のことです。

取次との注文システム(例えば日販では ”NOCS7” というもの)を繋いでいればDL可能なデータでもあります。

 

発売予定表は、表示画面を印刷したり、表をダウンロードして印刷して利用しています。

この表は非常に便利ですね。

じゅんぱ店長

 

お客様への発売情報の案内の時や店置き商品の新旧差し替えの時には重宝するデータです。

 

この重宝データをさらにレベルアップした便利データに変えて行くことがテーマです。

 

事務系の業務改善から見たこの記事の関連性はこちら↓

gyoka1_1143eyecatch【事務系の業務改善】小さな書店での対策は?重点項目と対応策

 

今回の送品予定表シリーズの結論はこちらです。(作成方法に興味のない方はここで離脱いただけます。)

 

これからこのダウンロード頂いた「送品予定表作成.xlsm」について説明していきます。

 

エクセルVBAを使ってご自分で作れますので、もちろん使用料は無料になります。

 

これからの記事を読み進めて頂くと、改変可能な送品予定表を作ることができます。
ご自分でカスタマイズ可能なものが作れます。

 

<このDLしたエクセルファイルはVBAコードを保護していますので改変はできません。>

 

最終形のダウンロードはこちら↓から。

 

“送品予定表” をダウンロード souhinyotei.zip – 1839 回のダウンロード – 47 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

送品予定表作成の関連の記事はこちらになります。

「送品予定表作成」の記事一覧を開く

 

新刊送品予定表を他データとの連携に活用する

 

 

ズバリ、送品予定表の発売予定データを利用して、外商納品関係の資料を作成します。

  • 配達が必要な雑誌が発売されるときその雑誌名にチェックマークを付けて表示する
  • 取り置きが必要な雑誌が発売されるときその雑誌にマークと取り置き冊数を付けて表示する
  • 納品伝票の”商品名”、”納品価格”のデータとして利用する。
  • それぞれの本の税込価格を表示する。

 

データをカスタマイズして、もっと自分に使い易く考えましょう!

じゅんぱ店長

 

こういった便利使いは、この送品予定表だけで完結するものではありません。

他にも

  • 販売管理ソフトとの連携データとして使用することで、より有用な利用ができるようになります。
  • バックナンバーの検索に利用します。
  • 在庫棚卸の基礎データとして使用します。

などの利用方法があります。

 

データ連携させる送品予定表の作り方

 

これから送品予定表を作成してゆく流れを説明します。

今回もエクセルで作成します。

送品予定表はこんな感じです

 

2017年12月25日の雑誌送品表です。(エクセルは古いバージョンになっています。)

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蓄積されたデータの一部です。

作成データをバックアップしておくことで、過去の発売情報の検索も可能になります。

 

エクセルのシート構成について

 

「Paste」シート、「設定操作」シート、「送品予定表」シートの3枚のシートを使います。

バックアップについては、別に日付別にエクセルBOOKを作成して保存します。

 

「Paste」シート

 

ダウンロードした新刊送品案内を丸々貼り付けるシートです。ここからデータを取り出し加工することになります。

特にこのシートには、関数を貼り付けたりの作業もありません。

シート名を「Paste」と変更するだけです。

 

「設定操作」シート

 

送品予定表に表示したいデータが、「Paste」シートに貼り付けた新刊送品案内のどこにあるのかを指定する部分と、エクセルVBAを動作させるためのボタンを配置するシートです。

 

「送品予定表」シート

 

完成した送品予定表を表示するシートです。

今回はテンプレートを作りません。VBAから作表できるようにします。

 

VBAの動作設定について

 

動作設定については、

  1. ダウンロードした新刊送品案内から必要なデータを取り出し「送品予定表」シートに移します。
  2. 本体価格から税込価格を計算して表示します。
  3. 作成してある「配達取置雑誌一覧表.xlsx」とデータを対比して、データマッチした雑誌にマークを付加します。
  4. A4サイズに収まる様に列を調整して印刷できるようにセットします。印刷は自動化はしません。プレビューで確認の上マニュアルで印刷してください。
  5. 「送品予定表」をバックアップ保存します。
  6. 使用後は全クリアーボタンでデータを消去します。

VBA動作の概略はこのような感じです。

今回も最初から最後まですべて一気通貫で作動する設定はしません。

ボタンクリックでステップが踏めるようにセットしていきます。

 

他ソフトとの連携計画

 

 

この「送品予定表」を毎日確認することで、翌日・翌々日配達予定書誌のチェックを行います。

この「送品予定表」の資料を基に、顧客別の配達指図表や納品伝票・請求伝票を、顧客台帳の中の顧客のデータとマッチングさせながら作成していきます。

他にも

  • 販売管理ソフトとの連携データとして使用することで、より有用な利用ができるようになります。
  • バックナンバーの検索に利用します。
  • 在庫棚卸の基礎データとして使用します。

などの利用方法があります。

 

データ連携させる送品予定表作成のまとめ

 

この「送品予定表」の作成はエクセルVBAの組みあけの中でもそんなに難しいものではないかと思います。

外商営業のための伝票作成や資料作成などのデスクワークを時短効率化するためには、この「送品予定表」の作成は重要な部分となります。

そして、配達作業用で作成したエクセルBOOKとの連携や、伝票作成のソフトへのデータ利用を行っていきます。

「送品予定表」の作成手順については、別記事で詳しく説明していきます。

 

 

エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。

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エクセルVBAを使って業務効率を上げて行くのに、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

「エクセルVBA最速理解」の記事一覧を開く

 

今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。

 

<記事内容についての告知>VBAコードの記述記事においては、その記述には細心の注意をしたつもりですが、掲載のVBAコードは動作を保証するものではりません。 あくまでVBAの情報の一例として掲載しています。 掲載のVBAコードのご使用は、自己責任でご判断ください。 万一データ破損等の損害が発生しても当方では責任は負いません。