【事務系の業務改善】小さな書店ではどうする?課題が見えれば半分達成!

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こんにちは じゅんぱです。

 

このブログをご覧いただいている”個人SHOP”や”小さな書店”オーナー・管理者の方々で、「業務改善」をキーワードとしてググって来られた方はおられるでしょうか?

 

「業務改善」って
経営コンサルが得意そうなテーマですよね。

じゅんぱ店長

悩める君

他のサイトも色々見たけど、ちょっと難しそうで
「ううーん・・・」「なんだかなぁ~」「イマイチ分からないなぁ~」的な感じかな!

 

「大きな組織向けで、解説記事がコンサル的で、でどうすれば?が書いていなくて、「結局、広告記事かよ!」的な記事ばかりで、かゆいところに手が届いていない!」って感じですか。

自分も皆さんと同じように「でどうすればいいんだよ?」で悩みました。

 

ですので、この記事では自分の仕事環境の中でもっと簡単で分かり易く、自分なりに考えて取り組んできた改善方法を具体的に紹介していきたいと思います。

自分の今あるポジション(立ち位置)で、という限定条件での内容です。どこまで参考になるか、それぞれの方の立場は違いますので、読者の方のご判断と考え方次第ということでお読みください。よろしくお願いします。

 

今から、業務改善(お店の仕事の見直し)の考え方を説明するに当たって、

  • 事務作業系仕事の「事務系業務の改善」
  • 外商営業系の「外商営業の改善」

という様に業務作業を切り分けして紹介したいと思います。

 

まずは「事務系業務の改善」についてです。

それではよろしくお願いいたします。

【外商営業の業務改善】の記事を読むのはこちらから↓

営業の業務改善!書店を救う新規開拓は店内コンセンサスが必要

gyoueieyecatch 営業の業務改善!書店を救う新規開拓は店内コンセンサスが必要

 

自分の立ち位置についての関連記事はこちらをご覧ください

 

売上減少対策の参考記事一覧
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なぜ事務系の業務改善が大変か?

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悩める君

「どうして事務系業務の改善が必要ですか?」
「当店は、そんなに大っきな店でもありません。」「だからそこまでは必要ないですよね。」

「どうして事務系業務の改善が必要ですか?」どうしてってそれは、「より効率よく営業のサポートをすれば、より大きくお店の業績UPにつながる。」からです。ただそれが意外と難しい。

普段から当たり前に行っている業務(ルーチンワーク)を、もう一度振り返ってみて改善点、問題点を見つけていくことは結構難しいことです。

みなさんは、既に「こうしたほうが効率がいい」「こうしたほうが簡単」と考えながらいつも仕事の質をあげられているからです。

業務改善は、お店の業績をより大きく引き上げるために必要なことです。大きなお店と同様に、小さなお店でも業務改善は必要です。小さなお店のほうが、なまじ、お店の全体像が見え易いので、逆にそれが業務の問題点を見え難くすることにもなります。

じゅんぱ店長

 

普段から問題意識をもって仕事に取り組まれている、キャリアの長い人やスキルの高い人からは、

「考えれることは結構やってみた。もしやってないことがあれば教えてください!」

と大きく反論されそうです。

 

もし、ある程度の規模の組織で、役割分担制になっていて、各業務担当者以外からのチェックを得られる組織であれば、それぞれの業務作業もお互いに点検できるとは思います。

けれども”個人SHOP”や”小さな書店”ではそう上手くはいかないでしょう。

先ほどのそういう風に反論される方でも、本当にできていたのなら今ごろはこの記事を読んでいないハズと思います。

その業務の真っ只中にいれば、なかなか第三者的には見れるものではありません。

 

お店の仕事の見直し(業務改善)するについては、継続性<いかにして続けることができるか>も大事です。

改善マインドを持って常に「テンション高く」取り組もうなんて言っても、そんなに長くは持続できないと思います。

 

事務系仕事の「事務系業務の改善」の方法は、安定した持続可能性が必要です。

 

その解決策の一つとして

どのような”定型業務”をいつも行っているかを調べます特に比率の大きい起票記帳の業務についてはPCソフトなどのツールを活用して取り組んでみます。
また、それには個人のスキルアップも必要になります。

この部分で対人交渉の多い外商営業系の「外商営業の業務改善」とは区分けして考えたいところかと思います。

 

小さな書店の重点項目あぶりだしの方法とは。

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まずは最初に、どの部分に改善余地があるかを知る必要があります。

 

企業であれば改善点を、業務改善研修会的な機会の中で組織的問題や個人能力的問題として、いろいろな方法を使ってあぶりだしていくと思います。

けれども、ここでの対象者は”個人SHOPや小さなお店の管理者や経営者の方々”ですので、自分でできるもっと簡単な分かり易い方法を紹介していきます。

 

作業の流れとしては、
「あぶりだし⇒対策と改善⇒成果測定⇒あぶりだし⇒・・・・」という
業務改善をループ作業として行います。

要は一度にすべてではなく、一つづつつぶしていきます。こうすることで、途中新たに発見や発生した要改善項目にも対応することができます。(長続きもします)

 

あぶりだしの方法ですが、

単純に業務の作業記録を付けていきます。定型業務が多い仕事かと思いますので、

1か月程度記録すればよろしいかと思います。作業は出来るだけ単純がいいです。仕事のための仕事ですから。

記録の用紙は、定型はありませんので、日付・業務内容・業務時間帯・所要時間が自分で理解できるようなものであればいいでしょう。

 

1日の業務時間内にどのような仕事が多くどれだけの労力がかかったのかを再確認します。

その中でまず1つ改善したい仕事内容をピックアップし、どうすれば改善できるかを考えていきます。ウエート付けは皆さんそれぞれかと思います。

 

悩める君

自分の労働の価値は何で測るんですか?
一生懸命頑張ってるんですけど・・・

基本、改善の指標は「時間」がいいです。

その作業のためにどれだけかかっていた時間がどれだけ短縮できたか?です。

測る指標は”時間”がいいです。同じ内容を短い時間で熟せれば、単純にそれだけ効率化が図られたということになります。元々掛っていた時間を明確にしておきましょう。

じゅんぱ店長

 

ベンチマークとなる時間は、〇〇位ではなく、何ページ何分とか、何件何分とか、明らかに成果測定できる数値にした方が分かり易いと思います。

また、業績結果(金額)として計りたいのであればその時間に人件費単価を割り掛けすれば分かり易いかと思います。

 

業務改善の主な項目

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個別の具体的項目はそれぞれお店の環境が違いますので様々です。

これは当店”小さな書店”でのケースで主な項目になりますので、参考程度にして頂けたらと思います。

 

商品注文の業務

 

ここでのテーマは「受注商品のFAX注文書の作成時間を短縮する」です。

 

業界の方はご存知ですが、書籍の出版社への注文は、取次経由の注文(主にオンライン注文)か直接のFAXでの注文となります。(注文サイトを持っている出版社はサイト経由が多いです。)

注文商品の出版社や取次の在庫の有無によっては、FAX用の注文書を作成することが多々出てきます。

成枚数にもよりますが、気が付けばその作業に2~3時間なんてこともあります。

見直しの方法としては、

パソコンでテンプレートを作成して、自動的に注文書を作成できる」ようにします。

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業務時間60%以上削減を目指します。

 

 

 

この記事が参考になります。↓

書籍のオンラインのデータを活用。本の注文方法は省力化できる。

faxtyumonsyo 書籍のオンラインのデータを活用。本の注文方法は省力化できる。

 

店頭商品の出し入れ業務

 

ここでのテーマは「雑誌・書籍送品予定表を見やすく作成する」です。

 

取次とオンライン接続を結んでいると、翌日、翌々日の雑誌書籍の入庫予定データを見ることができます。

”新刊本の店頭並べ”や”お客様からの取り置き予約”などにも有効に利用できる資料となります。

このデータを画面上ではなく、ダウンロードして自店で使い易いように作表するようにします。

見やすく作表したデータを使えば、忙しい時間帯での新刊本の新旧入れ替え作業をしないで、前日閉店後での作業に切り替えたりもできるようになります。

さらにこのデータは、のちの記事で触れます外商業務での配達本の納品伝票などへのデータベースとして利用していきます。

 

詳しい記事はこちら↓

【業務改善】雑誌と書籍の新刊発売日。データの有効利用で営業効率拡大!

souyoeyecatch01a5a 【業務改善】雑誌と書籍の新刊発売日。データの有効利用で営業効率拡大!

 

外商品(配達品)の出庫業務

 

外商営業系の「外商営業の改善」との連携を考える必要のある部分になります。

 

ここでのテーマは「市販のメジャーの営業支援ソフト(販売王)との連携」「毎日の手書き納品書からの卒業」です。

 

配達先の中で、レシートでもOKの現金販売対象の顧客には、あまり必要な事でないかもしれませんが、毎月の掛売りで取引している顧客の場合は、しっかりと納品管理をしていかなければなりません。

その解決策として、営業支援(販売支援)ソフトを使って管理していくことが肝となります。

 

自筆で顧客別に手書き帳票を管理するのは安上がりで良いですが、それ以上に色々なヒューマンエラーを出してしまう大きな原因になってしまうでしょう。

現在お持ちの外商顧客数にもよりますが、このブログで目標とする顧客数を管理するためにはこの支援ソフトがないとまず作業不可能になってくると思います。

 

顧客によって配達品の種類がバラバラです。間違いなく配達するためには、それなりの工夫が必ず必要です。

じゅんぱ店長

 

 

さらに、顧客別に納品商品が違いますので、顧客別の出庫指示表を作らないとうまく商品ピックアップができなくなってしまいます。これには、先ほどの「雑誌・書籍送品予定表」からデータを取ってエクセルをうまく加工して顧客別の出庫指示表を作っていきます。

 

このブログでは、じゅんぱが15年来利用している「販売王」をベースに活用方法を展開していきます。ここではその他には無駄に高価なソフトはほとんど使う必要がありません。

 

つまり、伝票作成の仕事系については、

  • 配達予定品の伝票を前日に作成できるようにして、当日商品着荷してからの起票作業をゼロにします。(当店の場合 朝2時間ほど掛かっていた時間をほぼ無くしました。)
  • 注文品の起票作業を大幅に時短化して着日当日の配達を常に行える様にします。(到着品が多い場合は起票が間に合わず、当日配達は不可能でした。)

を目指します。

そしてここでの目標は、

毎朝の配達業務作業を大幅に削減します。日にも因りますが大幅パーセントの時間削減を目指します。

 

 

返品業務

 

ここでのテーマ「返品了解書の簡単に作成できるようにする」「返品本の管理表を作成する」です。

 

多くの本には、販売期限(返品期限)があります。

その期限が切れた場合や特別に出版社の了解がないと返品できない場合、その本を返品しようとすると出版社が発行する「返品了解書」というものが必要となります。

この業務についても「パソコンでテンプレートを作成して、自動的に了解書を作成できる」様にしていきたいと思います。

また、”店頭並べ本の新旧入れ替え”による返品本を取次へ発送する場合、無伝返品(返送品伝票を発行しない)ということになっています。

これでは発送側の書店は何をどれだけ返品したかわからなくなってしまいます。

書店側の返品金額と取次側の返品記帳金額をチェックするためにも、「返品本管理表」を作成すべきだと思います。

 

請求業務

 

外商営業系の「外商営業の改善」との連携を考える必要のある部分になります。外商品(配達品)の出庫業務からの一連の流れの中にあります。

ここでも営業支援(販売支援)ソフトを利用して業務を進めることになります。

 

ここでのテーマは「”信頼度の高さ”を感じてもらえる帳票の作成」「月締めの納品書、請求書、領収書をデータ連携し、手書き作成からの解放」「月次の公共向け伝票3点セット(見積・納品・請求)を時短で作成する」です。

 

主にここでの対象先は、外商顧客に対してのこととなります。

外商顧客へ本を納品する場合の特徴は、「納品頻度が多くて単価が安く品目が多い」ということだと思います。

 

悩める君

請求書の内容が、商品間違いや金額間違いばかりだと一挙に店の信頼を失いそうで怖いです。

 

ここでは一回一回の納品についての「手書き伝票の不正確性を排除」できるかどうかが非常に重要です。

ただし、配達時に同時に商品代金を回収するパターン(現金売上)の顧客であればそんなに問題は大きくないと思います。(伝票を作らないので)

月締めで掛売りし集金するパターンの顧客の場合には十分に注意いただく必要があります。

新規のお客様を獲得していく上でもこの掛売りパターンの課題をクリアーしなければなりません

そういう「手書き伝票の不正確性を排除」という課題をクリアーするためにも、営業支援(販売支援)ソフトを使って帳票を作成していくということは重要です。それは何よりも顧客からの信頼を得る大きな武器になりえます。

 

また、公共団体への伝票発行については、案件ごとのまとめた伝票や毎月締めでの伝票作成となります。

この場合、営業支援ソフトのフォーマットで作成された伝票形式のままでは、提出帳票として承認されるケースは多くは無いのではないかと思います。

そこで、この営業支援(販売支援)ソフトからのデータ出力(CSV)を利用して独自の月次の伝票3点セット(見積・納品・請求)を作成できるようにします

 

「信憑性を感じてもらえる帳票の作成する」についてさらに、詳しく

領収書作成に関する記事はこちら↓

販売の基本 領収書は独自のフォームで。しかも無料で簡単印刷

ryousyumihoneyecatcha 販売の基本 領収書は独自のフォームで。しかも無料で簡単印刷

 

会計伝票作成業務

 

ここでのテーマは「自分で帳票を作成して青色申告を行えるようにする。」です。

 

帳票の作成は会計ソフトにお任せする事にします。

むしろ、ソフトに取引を正しく分かり易く入力できるようにすることが重要です。

日々の取引を明らかにしておき、ある一定の期間でまとめてソフトへ入力するようにすれば効率的かと思置います。

専任で経理担当事務を置ければいいのですが、コスト削減のため”何でも兼務”のスタイルで考えていかねばなりません。

ここは信頼できる会計ソフトに頼るところです。

じゅんぱ店長

 

会計業務に関する記事はこちら↓

会計ソフトでおすすめの、会計王を使って(自分で!)青色申告を行う

kessaneyecatcha 会計ソフトでおすすめの、会計王を使って(自分で!)青色申告を行う

 

 

取り組み効果をみる

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「事務系業務の改善」の評価測定は、どのように成果を認識するかによっても変わってくると思います。お店それぞれが、何を求めて何を目標とするかによるかと思います。

自店の場合は、

「外商の営業を行って配達の顧客を増やしていく」という店の目標の元、「事務系業務の改善」の評価測定の指標を「店内業務時間の削減」とし、その削減した時間を外商営業に使う

という目標と課題を設定していました。

なので、業務作業時間をポイントにおいて「どれだけ時間短縮ができたか?」ということにしました。

お店によっては、「経費削減」と同じく経費金額がどれだけ削減できたか、「事務系業務の改善」の部分で人件費と付随の事務経費を測定する。という取り組み方もあると思います。

 

いずれにしても、それぞれの測定指標にはベンチマークを計って、行動後の成果が見えるようにしてください。

(かく言う自分の場合は、成果表などはそのうち作らなくなって頭の中で自己理解的なことで済ませてしまいましたが・・・)

 

 

ここまでのまとめ

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お店によって環境がそれぞれ違いますので、そのお店独自のものを考え作っていくことになるかと思います。

その作り方の一つの方法論としてお読みいただければと思います。

最終的に、

”方法完遂のための取り組み”ではなく”お店の目標達成のための取り組み”

でなければなりません。

「お店として何をしたいか」を確認しながら「そのためにどういう業務改善をどう行動するか」という視点を忘れないでください。

悩める君

この作業が終わったらホッと一息つきたいね。

 

これは目標ではないです。

これが出来てから本題になります。

じゅんぱ店長

 

この記事の業務改善の主要項目については、じゅんぱが行ったさらに詳しい情報を別記事にて書いていきたいと思います。

公開まで少々お待ちください。

ここまでご覧いただき、ありがとうございました。

 

【外商営業の業務改善】の記事を読むのはこちらから↓

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