実務者版マクロで業務改善の具体的実例16題。エクセルVBAを学べば出来ること

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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

会社やお店の事務業務改善対策では、「エクセルVBAを学びましょう」という言葉がよく出てきます。

当店ではOPEN時より、地方の書店としてはいち早くOA化(当時の先進的用語)での業務改善に取り組んできました(つもりでした)が、

自分もその「エクセルVBAを学びましょう」という言葉で、ステップアップのために、10年前よりエクセルVBAを勉強するようになりました。

この記事では、10年先輩として、

これから「エクセルVBAを勉強しようかな」と考えている方たちが抱いている

一番最初の、一番シンプルな疑問にお答えするために記事にしました。

 

エクセルVBAを学んで何が出来る?

 

悩める君

『業務改善のためにはエクセルVBAを学ぼう!』って

『こんなことが出来ます。』って

具体的にはナニ?どういうことが出来るって?

確かに!らしきサイトでも具体的に説明している記事は殆どないですよね。

「このようなコト」では、実務では使い物になりませんよね。

ライターさんは殆ど実務屋さんではないので、無理もないことですが・・・

うささん

 

エクセルVBAを使えば、エクセル作業を自動化することが出来ます。

実務で利用する上で、何を自動化できるのか

必須項目

  • データを転記することが出来る
  • データを分割することが出来る
  • データを抽出することが出来る
  • データを表・グラフにまとめることが出来る

実務作業上、担当業務によっては必要かも?な部分では

推奨項目

  • インターネットから情報を抜き取る
  • メールにデータを乗せる(添付ではなく)
  • パワポにデータを乗せる

など行えます。

今回のテーマとしての、業務改善として実際に利用している

エクセルVBA16題はこれです。

エクセルVBAを学べば、自分の業務でもこのようなことが出来ますよ。

という例示として考えてください。実際に使っているものばかりです。

じゅんぱ店長

 

マクロで業務改善の具体的実例

 

エクセルVBAを勉強して出来るようになる事は、例えば具体的実例としては次の16題です。

 販売伝票作成

販売管理のメジャーソフト「販売王」へのデータ入力作業での負荷を大幅に軽減させることが出来ます。

販売王に付随しているデータ入出力機能を使って、ソフトの利便性をもっと高めます。
入出力データをエクセルで加工して面倒な手作業を大幅に改善させることができます。

業務に費用をかけず時短できる方法です。

hancustorieyecatchaa 販売王の売上データを外部入力。エクセルソフト「販売データ入力」の使い方

シリーズ5記事構成になっています。

 

 送品予定表作成

取次とオンラインでデータのやり取りが出来る仕組みを導入されているSHOPであれば、
直近の書誌の発売予定をエクセルやCSV形式で入手することが出来ます。

営業事務の業務改善の一つとして、雑誌と書籍の新刊発売日のデータをそのWEBからダウンロードして有効活用することで、営業効率をアップさせることができます。

またこれは別の利用法として、顧客への納品・売上伝票作成のベースや、在庫棚卸の時の資料にも利用することが出来ます。

souyoeyecatch01a5a 新刊送品予定表を他データと連携させて営業伝票作成の自動化に利用する

バックナンバー検索表と繋がってシリーズ5記事構成になっています。

 

 バックナンバー検索表

お客様の「ちょっと、調べてもらえますか」の場面の時など、
雑誌や書籍の過去入庫情報の調べは、過去からストックしておいた送品予定表を利用して
エクセルVBAを使った「バックナンバー検索」が最も有効です。

発売はされていたか?自店に入庫していたか?がすぐにわかります。

zassibackno02eyecatchaaa 検索条件を受け付けるVBAコードを組み立てる。雑誌バックナンバー検索エクセル

送品予定表と繋がってシリーズ5記事構成になっています。

 

FAX発注書作成

オンラインデータを利用してFAX発注書をエクセルで迅速に作成します。

実務経験者でないと気が付かない作業の効率化部分ではないでしょうか。
発注作業についてのまさに目からうろこの時短ワザを紹介します。
今まで何十分も使って作業していた業務がたちまちで終わるエクセルVBAワザです。

書籍のFAX注文書を時短で作成するためにエクセルVBAを利用します。

faxexceltyumonsyo 手書き発注書の作成を簡単に!重量級定型業務のエクセル自動化計画

シリーズ6記事構成です。

 

領収書作成

知る人ぞ知る「領収書作成の鬼仕事」。領収書の作成と印刷をEXCELを利用して超時短の仕事に変えてみます。

掛販売のお客様やレジの感熱紙領収書では不可というお客様に対しては、手書き領収書が普通です。
販売ソフトを使っているSHOPでは、手書きではなくても専用用紙のコストがかかっています。

条件のあるお客様にも対応できて「手書き領収書地獄」から解放もされる方法があります。
一度システムを作ってしまえばあとは永年無料のシステムで超時短になります。

ryousyumihoneyecatcha 販売の基本 領収書は独自のフォームで。しかも無料で簡単印刷

シリーズ7記事構成です。

 

棚卸表作成

棚卸しの作業は大変です。実地棚卸の後も集計の棚卸表の作成などとっても面倒です。
この作業自体が、手間受けの商売になるくらいです。
圧倒的に作業を時短したいという皆さんの思いは強いと思います。

この記事で余裕の時短を作ってください。
プライベートな蔵書リストにも使えるエクセルVBAプログラムを紹介します。

syoshieyecatchaaa 【棚卸し】無料入手!在庫管理の「雑誌と書籍の在庫リスト」DLと取説

シリーズ11記事構成です。

 

返品了解書作成

出版業界では、委託販売という販売方法が中心ですので、
受託先の当然の権利として商品返品を行うことが出来ます。
その手続き上、返品了解書(連絡票)を作成することが多くあります。

ここでは、返品了解書をサクっと作成する方法を考えます。
電話でのやり取りだけでは、取次から逆送されるケースが多くあります。
取次ではなく、FAX・メールで出版社からの了解書類を貰って添付返品するのがいいです。

henpinryoukaieyecatcha 返品了解書をサクっと作成する。電話ではなくFAX・メールで送信。

シリーズ10記事構成です。

 

振込用紙印字

ゆうちょ銀行の既製の振込用紙に宛先・口座番号などの情報を印字できるようにします。

キャッシュレス決済が主流になっていますが、支払方法のバリエーションもまだまだ必要です。
その代金払いの方法の中でゆうちょ振替は押さえておく王道の手段です。

エクセルVBAでスマートに印字作成が出来るようにしていきます。

firikaeinjieyecatch 既製の振込用紙の宛先印字はエクセルで可能!ゆうちょ振替で代金払い

シリーズ8記事構成です。

 

複数ファイルデータ収集VBA

資料となる個別のエクセルファイルから、個々のデータを収集して一つの纏まった資料を作成することが非常に多くあると思います。
力尽くで1ファイルづつ拾っていく方法もありますが、
おそらく誰にも褒められないと思います。
今回その問題を解決していきます。

datasyusyueyecatch 複数ファイルからデータ収集を行うエクセルVBAソフトの作り方

シリーズ5記事構成です。

 

金種表作成

金種表作成のエクセルVBAです。
金種枚数からの金額計算と合計金額からの金種枚数計算が出来ます。
2000円紙幣対応で自動計算します。

これによって、日給時給計算支払い時の貨幣準備のための作業を簡単に行うことが出来ます。

kinsyuhyoueyecatch 無料DL金種表作成エクセル完全版!現金出納担当者に必携

シリーズ4記事構成です。

 

封筒宛名印刷

エクセルだけで作れます。ワードは不要です。
16種類の既製封筒に宛名印刷を行います。エクセルベースの住所録なら転用が可能です。
コピーペーストでデータ列の配列を変更すればOKです。

利用数が一番多い大人気のエクセルVBAプログラムになっています。

fuutouatenaeyecatch001 エクセルだけで16種類の封筒に宛名印刷ができる。住所録転用可能!

シリーズ7記事構成です。

 

プチなVBA

ちょっとした、おアソビ感のあるVBAショートコード集です。

データスタンプVBA
ロック付きシート非表示VBA
ファイル名一覧化VBA
ツリーのフルパス変数化VBA

stampboxeyecatch1 1クリック!エクセルVBAで同一データを複数セルに簡単入力する

シリーズ(現在)8記事構成です。

 

見積書納品書請求書作成

官公庁や公共団体などへ納品・納材する中で必要とされる帳票があります。
見積書、納品書、請求書を同一書式で作成し提出するということです。
この作成が結構多くの方が、気を使い、時間のかかる業務となっています。

この伝票作成作業を、さらに販売管理ソフトのデータと連携させて、超時短の業務改善として進めて行きます。

3tendenmatomeyecatch 見積・納品・請求書を同一書式で作成するExcelVBAの組み方

シリーズ8記事構成です。

 

時給計算表作成

エクセルVBAで時給計算表を作ります。時給計算は、手計算ではかなり面倒な作業です。
この一番厄介な間違ってはいけない業務を、エクセルVBAを使ってサクッと行います。

業務改善で時短を求めているはずが、この業務で時間をかけている訳にはいきません。

vbajikyukeisaneyecatch001 エクセルVBAで時給計算表を作成。全工程と初回の初期設定項目入力シート

シリーズ10記事構成です。

 

のし書き作成

のし書き作成エクセルVBAです。
既製のし紙に印刷することが出来ます。贈り主は連名6人は可能です。

のし書き作業に苦痛を感じている多くの方は、参考にしていただけると思います。

nishigakieyecatch 無料ダウンロード のし書き作成エクセルソフト!既製のし紙が使えます

シリーズ5記事構成です。

 

エクセルVBA抽選

応募者や申し込み件数の中から懸賞当選やプレゼントする人を選ぶ時の「抽選」のエクセルVBAです。

抽選作業はイベント企画者や担当者にとっては、色んな面で頭の痛い作業ではないかと思います。
手で回すガラガラではなく、パソコンで抽選するときに使えるエクセルVBAになっています。

tyusentorisetueyecatch 無料DL エクセルVBA 抽選ソフト!【重複なし対応】ダウンロードと使い方

シリーズ6記事構成です。

 

エクセルVBAを学ぶとは、プログラムを学習するということです。

学んでいる人それぞれ、ご自分の仕事環境に合わせた活用方法があります。

 

まとめ VBAを学んで損は無し

 

この様に、

エクセルVBAを使えば、業務の改善としても大変な時短となります。

業務改善の切り札と言われる理由です。習得して損はありません。

 

エクセルVBAはプログラム言語ですので、学習して行くとどんどん深みを感じることになります。

エクセルVBAを研究している人は、当然非常に深い階層にいる人たちです。

自分は、研究者になりたいのか、実務業務に活用したいだけなのか、をはっきりとさせておきましょう。

実務的に利用するには、ここまでで十分というレベルが人それぞれですが必ずあります。

広告にあるような不必要に深い場所ばかりを見て、プレッシャーに感じで、学習が嫌になってしまうことは不幸なことです。

自分の業務で必要なところまで学習すればOKです。それ以上は「単に知ってる自慢」にしかなりません。

 

エクセルVBAの学習は、

まずは、初級と言われている項目をしっかり習得すればいいです。

その後は、自分の業務の必要度に合わせて学習を深めて行くのが良いでしょう。

一番ダメなのが、いやになって辞めちゃうことです。無理は禁物です。