返品了解書をサクっと作成する。電話ではなくFAX・メールで送信。

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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

雑誌や書籍の返品のための了解書を能率的に作成できるような方法について考えていきたいと思います。

 

返品作業は売れ残りの雑誌・書籍を取次・出版社に返送するための業務です。

売れ残りを返品できるということは、

委託販売契約に基づく作業ではありますが、あまり楽しい作業ではありません。

 

商品力が無いから売れ残ったのか、販売方法がよくなかったのかはわかりませんが、

書店業務の中では、チャチャっとやり切りたい部類の作業ということです。

 

結論を先に書きます。

これからエクセルVBAを利用して簡単に「返品了解書」を作成できるエクセルでのソフトを作っていきます。

全部で10回の記事ですが、完成品のエクセルVBAソフトを先にダウンロードできるようにしました。

こちら↓でダウンロードしてソフトを入手することが出来ます。

ただし、こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

第10回目の取説記事とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

それぞれのお店に適応してカスタマイズするには、順番に記事内のVBAコードを組み上げていくことで可能になります。

“返品了解書作成” をダウンロード henpinryokai.zip – 1052 回のダウンロード – 114 KB

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

返品了解書作成記事一覧
henpinryoukaieyecatcha
こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 雑誌や書籍の返品のための了解書を能率的に作成できるような方法について考えていきたいと思います。 返品作業は売れ残りの雑誌・書籍を取次・出版社に返送するための業務です。 売れ残りを返品できる ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回から返品了解書作成ソフトをExcel VBAで作成していきます。 何回かに分けて解説していきたいと思います。 まずは、返品了解書のテンプレートづくりを行います。 返品了解書の作成につい ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回のテーマは返品了解書作成ソフト作りの中で、 返品をしたい書誌の書誌データを、Webにあるデータから入手します。 別にこれは、返品したい書誌が目の前にありますので、手打ちで書誌情報を入力 ...
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syosikakoueyecatcha
こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回は,返品了解書作成ソフト作りの中で、 抽出した書誌データを返品了解書のテンプレートへ転記するための準備作業の前半部分になります。 先回の返品了解書作成記事はこちら↓からお読みいただけま ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回は, 返品了解書作成ソフト作りの中で、先回までに作成した各出版社別のデータを エクセルBOOK「返品了解申請.xlsm」に移すVBAプログラム作りを行います。 抽出した書誌データを返品 ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回は, 返品了解書作成ソフト作りでの「返品書籍情報.xlsm」での最後の項目についてです。 つまり、 「返品了解申請.xlsm」での処理終了後に、 次回の使用のために今あるデータをクリア ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回は, エクセルBOOK「返品了解申請.xlsm」に転送した返品書誌情報から 作成したテンプレートを使って了解申請書作成を、VBAでプログラム作りを行っていきます。 その前に、 前回の記 ...
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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。 今回は, エクセルBOOK「返品了解申請.xlsm」の返品了解の依頼書の作成後、 次回使用のために、今回利用した返品についての書誌情報をクリアするためのVBAプログラム作りを行っていきます ...
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返品了解書を手際よくサクっと簡単に仕上げたい

 

返品業務の中でも「汚破損によるもの」、「客注品で出版社了解が必要なもの」や「返品期限の終了したもの」は普通には返品できないので、「返品了解書」というものが必要になってきます。

 

電話で出版社から返品の了解を貰うこともあると思いますが、通常、直接出版社へ商品を返送するわけではなく取次に返送することになります。

取次の担当者の方で、「これは出版社の返品了解分」であることが十分わかるように、添付書類として「返品了解書」をつけることが「逆送トラブル」を避ける意味でも必要なことです。

 

気分の重い返品業務の中でさらに、非常に手間のかかる返品了解書の作成をサクっと仕上げていければと思います。

この業務での時短方法を紹介して行きますので、参考にしていただければと思います。

 

実際の方法としては、

Excel VBAでソフトを組んでいくことになります。

 

返品業務は書店業務で非常に重要な部分ですので業務の先送りをすることなく、必要な書類があれば速やかに作成していきましょう。

 

このソフトを使って、書類のサクサク作成で効率よく返品業務を熟していきましょう。

 

返品了解書作成ソフトの組み上げの考え方

 

これから、ソフトを作成していくわけですが、

ソフト組み上げのための考え方としては、

  • 返品了解書のテンプレート(ひな形)を作成します。(関数などセルには何も埋め込みません)
  • 返品したい書籍の詳細データは手打ちするのではなく、Webから入手できるようにします。
  • 出版社ごとに順番に作業していくのではなく、出版社に関係なくランダムに作業して行っても自動で出版社別に再配列されて返品了解書が作成されていくようにします。
  • FAX電話番号は電話番号帳から自動リンクで拾い出せるように設定します。
  • 番線印影は、初期設定で登録でしておけばその後は自動で印字されていくようにします。
  • エクセルBOOKは書籍データ取得とソフトコントロール用のものと、返品了解書テンプレートと作成用のもの 合計2つのBOOKを使います。これとは別に電話番号帳のエクセルは他ソフトとの流用でOKです。

こういう感じで作っていきたいと考えています。

また、今までに作ったソフトのVBAの一部なども使って組み上げていきたいと思います。

 

返品了解書ですので、当然「返品する理由」を記述する部分がありますが、

FAXで了解の申請を行う場合、(心象的部分の考慮として)「理由を手書きで書きたい場合」には、そのスペースを空白で開けておくようにします。

メールの場合は、その返品了解書のエクセルシートを「PDF化」して送信できるようになりますし、汚破損の場合は商品状態写真をそこに添付して送信できるようになります。

 

ソフト作成のための考え方 ここまでのまとめ

 

自分の場合だけかもしれませんが、

「返品業務の中でも返品了解書を作成して、出版社から了解をもらって返品商品に添付して荷造りする」

という作業は、結構面倒でどうしても後回しになってしまう業務です。

 

出版社からの電話での了解だと、書店側の手書き書面だけになりますので、取次の返品担当が「独自に判断して逆送」する場合があります。書店担当者としては、「電話での了解」は楽でいいですが、「出版社が確かに了解した」という証明のためにもFAXでやり取りをするようにしましょう。

一冊ずつついてくる逆送手数料もばかになりません。

 

書店業務の中でも、重要な業務である返品作業を遅れなく速やかに行えるよう

このツールを使って、意識改革で業務改善していきたいと思います。

 

次の記事よりExcel VBAを組み上げてソフトを作成していきます。

 

返品了解書テンプレート作成するための記事はこちら↓をご覧ください。

「返品了解書テンプレートをエクセルで作成。手書きならこれで利用可能」

henpintempeyecatch 返品了解書テンプレートをエクセルで作成。手書きならこれで利用可能

 

ここまでお読みいただきありがとうございました。

 

エクセルVBAを使いだして、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

 

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<記事内容についての告知>VBAコードの記述記事においては、その記述には細心の注意をしたつもりですが、掲載のVBAコードは動作を保証するものではりません。 あくまでVBAの情報の一例として掲載しています。 掲載のVBAコードのご使用は、自己責任でご判断ください。 万一データ破損等の損害が発生しても当方では責任は負いません。