返品了解書をサクっと作成する。電話ではなくFAX・メールで送信。

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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

雑誌や書籍の返品のための了解書を能率的に作成できるような方法について考えていきたいと思います。

 

返品作業は売れ残りの雑誌・書籍を取次・出版社に返送するための業務です。

売れ残りを返品できるということは、

委託販売契約に基づく作業ではありますが、あまり楽しい作業ではありません。

 

商品力が無いから売れ残ったのか、販売方法がよくなかったのかはわかりませんが、

書店業務の中では、チャチャっとやり切りたい部類の作業ということです。

 

結論を先に書きます。

これからエクセルVBAを利用して簡単に「返品了解書」を作成できるエクセルでのソフトを作っていきます。

全部で10回の記事ですが、完成品のエクセルVBAソフトを先にダウンロードできるようにしました。

こちら↓でダウンロードしてソフトを入手することが出来ます。

ただし、こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

第10回目の取説記事とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

それぞれのお店に適応してカスタマイズするには、順番に記事内のVBAコードを組み上げていくことで可能になります。

“返品了解書作成” をダウンロード henpinryokai.zip – 1789 回のダウンロード – 114 KB

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

返品了解書作成に関連の記事はこちらです。

「返品了解書作成」の記事一覧を開く

 

返品了解書を手際よくサクっと簡単に仕上げたい

 

返品業務の中でも「汚破損によるもの」、「客注品で出版社了解が必要なもの」や「返品期限の終了したもの」は普通には返品できないので、「返品了解書」というものが必要になってきます。

 

電話で出版社から返品の了解を貰うこともあると思いますが、通常、直接出版社へ商品を返送するわけではなく取次に返送することになります。

取次の担当者の方で、「これは出版社の返品了解分」であることが十分わかるように、添付書類として「返品了解書」をつけることが「逆送トラブル」を避ける意味でも必要なことです。

 

気分の重い返品業務の中でさらに、非常に手間のかかる返品了解書の作成をサクっと仕上げていければと思います。

この業務での時短方法を紹介して行きますので、参考にしていただければと思います。

 

実際の方法としては、

Excel VBAでソフトを組んでいくことになります。

 

返品業務は書店業務で非常に重要な部分ですので業務の先送りをすることなく、必要な書類があれば速やかに作成していきましょう。

 

このソフトを使って、書類のサクサク作成で効率よく返品業務を熟していきましょう。

 

返品了解書作成ソフトの組み上げの考え方

 

これから、ソフトを作成していくわけですが、

ソフト組み上げのための考え方としては、

  • 返品了解書のテンプレート(ひな形)を作成します。(関数などセルには何も埋め込みません)
  • 返品したい書籍の詳細データは手打ちするのではなく、Webから入手できるようにします。
  • 出版社ごとに順番に作業していくのではなく、出版社に関係なくランダムに作業して行っても自動で出版社別に再配列されて返品了解書が作成されていくようにします。
  • FAX電話番号は電話番号帳から自動リンクで拾い出せるように設定します。
  • 番線印影は、初期設定で登録でしておけばその後は自動で印字されていくようにします。
  • エクセルBOOKは書籍データ取得とソフトコントロール用のものと、返品了解書テンプレートと作成用のもの 合計2つのBOOKを使います。これとは別に電話番号帳のエクセルは他ソフトとの流用でOKです。

こういう感じで作っていきたいと考えています。

また、今までに作ったソフトのVBAの一部なども使って組み上げていきたいと思います。

 

返品了解書ですので、当然「返品する理由」を記述する部分がありますが、

FAXで了解の申請を行う場合、(心象的部分の考慮として)「理由を手書きで書きたい場合」には、そのスペースを空白で開けておくようにします。

メールの場合は、その返品了解書のエクセルシートを「PDF化」して送信できるようになりますし、汚破損の場合は商品状態写真をそこに添付して送信できるようになります。

 

ソフト作成のための考え方 ここまでのまとめ

 

自分の場合だけかもしれませんが、

「返品業務の中でも返品了解書を作成して、出版社から了解をもらって返品商品に添付して荷造りする」

という作業は、結構面倒でどうしても後回しになってしまう業務です。

 

出版社からの電話での了解だと、書店側の手書き書面だけになりますので、取次の返品担当が「独自に判断して逆送」する場合があります。書店担当者としては、「電話での了解」は楽でいいですが、「出版社が確かに了解した」という証明のためにもFAXでやり取りをするようにしましょう。

一冊ずつついてくる逆送手数料もばかになりません。

 

書店業務の中でも、重要な業務である返品作業を遅れなく速やかに行えるよう

このツールを使って、意識改革で業務改善していきたいと思います。

 

次の記事よりExcel VBAを組み上げてソフトを作成していきます。

 

返品了解書テンプレート作成するための記事はこちら↓をご覧ください。

「返品了解書テンプレートをエクセルで作成。手書きならこれで利用可能」

 

ここまでお読みいただきありがとうございました。

 

エクセルVBAを使いだして、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

「VBA最速理解」の記事一覧を開く

 

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