エクセルVBAを使って返品了解書をサクっと作成するプランです。
取次から返品逆送を防止するためには、FAX・メールでの出版社からの返品受諾書を添付して返品します。
こんにちは、じゅんぱ店長（@junpa33）です。
雑誌や書籍の返品のための了解書を能率的に作成できるような方法について考えていきたいと思います。
返品作業は売れ残りの雑誌・書籍を取次・出版社に返送するための業務です。
売れ残りを返品できるということは、
委託販売契約に基づく作業ではありますが、あまり楽しい作業ではありません。
商品力が無いから売れ残ったのか、販売方法がよくなかったのかはわかりませんが、
書店業務の中では、チャチャッとやり切りたい部類の作業ということです。
結論を先に書きます。
これからエクセルＶＢＡを利用して簡単に「返品了解書」を作成できるエクセルでのソフトを作っていきます。
全部で１０回の記事ですが、完成品のエクセルＶＢＡソフトを先にダウンロードできるようにしました。
返品了解書作成ソフトの無料ダウンロードと取説。
返品了解書作成に関連の記事はこちらです。
コンテンツ
返品了解書作成を手際よくサクっと簡単に
返品業務の中でも「汚破損によるもの」、「客注品で出版社了解が必要なもの」や「返品期限の終了したもの」は普通には返品できないので、「返品了解書」というものが必要になってきます。
返品了解書は、「版元がこの返品に同意した」という証明書です。
電話で出版社から返品の了解を貰うこともあると思いますが、通常、直接出版社へ商品を返送するわけではなく取次に返送することになります。
取次の担当者の方で、「これは出版社の返品了解分」であることが十分わかるように、添付書類として「返品了解書」をつけることが「逆送トラブル」を避ける意味でも必要なことです。
気分の重い返品業務の中でさらに、非常に手間のかかる返品了解書の作成をサクっと仕上げていければと思います。
この業務での時短方法を紹介して行きますので、参考にしていただければと思います。
実際の方法としては、
エクセルVBAでソフトを組んでいくことになります。
返品業務は書店業務で非常に重要な部分ですので業務の先送りをすることなく、必要な書類があれば速やかに作成していきましょう。
このソフトを使って、書類のサクサク作成で効率よく返品業務を熟していきましょう。
返品了解書ソフトの組み上げプラン
これから、ソフトを作成していくわけですが、
ソフト組み上げのための考え方としては、
- 返品了解書のテンプレート（ひな形）を作成します。（関数などセルには何も埋め込みません）
- 返品したい書籍の詳細データは手打ちするのではなく、Webから入手できるようにします。
- 出版社ごとに順番に作業していくのではなく、出版社に関係なくランダムに作業して行っても自動で出版社別に再配列されて返品了解書が作成されていくようにします。
- FAX電話番号は電話番号帳から自動リンクで拾い出せるように設定します。
- 番線印影は、初期設定で登録でしておけばその後は自動で印字されていくようにします。
- エクセルBOOKは書籍データ取得とソフトコントロール用のものと、返品了解書テンプレートと作成用のもの 合計２つのBOOKを使います。これとは別に電話番号帳のエクセルは他ソフトとの流用でOKです。
こういう感じで作っていきたいと考えています。
また、今までに作ったソフトのＶＢＡの一部なども使って組み上げていきたいと思います。
返品了解書ですので、当然「返品する理由」を記述する部分がありますが、
ＦＡＸで了解の申請を行う場合、（心象的部分の考慮として）「理由を手書きで書きたい場合」には、そのスペースを空白で開けておくようにします。
メールの場合は、その返品了解書のエクセルシートを「PDF化」して送信できるようになりますし、汚破損の場合は商品状態写真をそこに添付して送信できるようになります。
ソフト作成のための考え方 ここまでのまとめ
自分の場合だけかもしれませんが、
「返品業務の中でも返品了解書を作成して、出版社から了解をもらって返品商品に添付して荷造りする」
という作業は、結構面倒でどうしても後回しになってしまう業務です。
出版社からの電話での了解だと、書店側の手書き書面だけになりますので、取次の返品担当が「独自に判断して逆送」する場合があります。書店担当者としては、「電話での了解」は楽でいいですが、「出版社が確かに了解した」という証明のためにもFAXやメールでやり取りをするようにしましょう。
一冊ずつついてくる逆送手数料もばかになりません。
書店業務の中でも、重要な業務である返品作業を遅れなく速やかに行えるよう
このツールを使って、意識改革で業務改善していきたいと思います。
次の記事よりエクセルVBAを組み上げてソフトを作成していきます。
返品了解書テンプレート作成するための記事はこちら↓をご覧ください。
Excelシートに返品了解書テンプレートを作成。手書き入力可能
エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。
エクセルVBAの独習でおすすめ参考書を7冊選ぶ。良書との出会いは大切です
今回の記事はここまでです。 最後までご覧いただき有難うございました。
