返品了解書作成ソフトの取説。上手なエクセル利用法で時短を推進します

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こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

今回は、いままで組み上げてきたエクセルVBAの使い方の説明をしていきます。

このテーマの最終回になります。

 

その前に、前回の記事を確認したいという方はこちら↓からご覧いただけます。

利用後情報をクリアするエクセルVBA。返品了解の依頼書の作り方

 

返品了解書作成に関連の記事はこちらです。

「返品了解書作成」の記事一覧を開く

 

返品了解書作成ソフトを使う

 

今まで9回に渡り、返品了解書を簡単に作成できようにするためにエクセルVBAを組み上げてきました。

2つのエクセルBOOK「返品書誌情報.xlsm」「返品了解申請.xlsm」と、さらに参照ファイルとして「FAX電話帳.xlsx」

を作成しました。

これらのエクセルBOOKを上手く利用することによって、目標である、時短を含めた業務改善を目指していきます。

 

そして、今回このテーマの最終回としてこれらエクセルBOOKの使い方についてまとめていきます。

なお、この3種類のエクセルBOOK「返品書誌情報.xlsm」・「返品了解申請.xlsm」・「FAX電話帳.xlsx」は

3点とも同じフォルダ(同じディレクトリ)に入れておいてください。起動条件となります。

 

ここまでお読みいただけましたら、毎回のVBAコードを重ねていくことでソフトが作成できます。

が、

こちら↓でダウンロードすることでもソフトを入手することが出来ます。

ただし、
こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

ここの記事説明とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

“返品了解書作成” をダウンロード henpinryokai.zip – 1326 回のダウンロード – 114 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

返品書誌情報.xlsmの使い方

 

返品了解依頼を作成するには、まず、エクセルBOOK「返品書誌情報」から始めます。

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「書誌データ貼付」シートを使う

 

書誌データを入手

Webから対象の書誌データを入手します。(サンプルは「鬼滅の刃 19」です)

コピーはテキスト部分です。

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「書誌データ貼付」シートへ

ペースト先は「書誌データ貼付」シートのA列になります。

「形式を選択して貼り付け」のテキストを選択します。

抽出項目と抽出セル名を、ペーストされたデータのセル位置を見てセットしてください。

完了後 「書誌データ取出し」ボタンをクリックします。

「返品冊数」と「客注名」を入力する窓が表示されますので、それぞれ入力します。

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「抽出データ」シートへ

「抽出データ」シートを開いて転送されているか確認します。

ここで、「出版社名」と「本体価格」のデータを修正する必要があるかもしれません。

「出版社名」の修正

FAX送信先の宛先になりますので、データを適切に加工します。
電話番号表から番号を拾ってきますので、そのリストにある出版社名と一致していないといけません。

 

「本体価格」の修正

金額の合計を計算するためには、表示形式が数値・金額でないといけません。

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「操作ボタン」シート

「返品書誌データ整理」ボタンを押す

「返品書誌データ整理」ボタンを押すことで、

①「出版社リスト」シートに出版社の社名一覧が表示されます。

 

②出版社別のシートが作成され、返品書誌が仕分けされます。
この部分で、出版社毎にデータのチェックを行うことが出来ます。

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「データ転送連携実行」ボタンを押す

「データ転送連携実行」ボタンを押すと、

エクセルBOOK「返品了解申請」が起動し

「返品本分類」シートに出版社別に仕分けしてまとめられてデータが一覧表として表示されます。

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「返品情報データクリア」ボタンを押す

「返品情報データクリア」ボタンを押すと、

エクセルBOOK「返品書誌情報」の内容がクリアされ、デフォルトの状態に戻ります。

 

「転送先データクリア」ボタンを押す

「転送先データクリア」ボタンを押すと、

先に転送された、エクセルBOOK「返品了解申請」の「返品本分類」シートの内容がすべてクリアされます。

これは、「返品書誌情報」から「返品了解申請」にデータを送ってしまったけれど、そのあとで「返品書誌情報」のデータを修正して、再度データを転送したい場合に使います。

 

返品了解申請.xlsmの使い方

 

次にエクセルBOOK「返品了解申請」に進みます。

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「スタート設定」シートで始める

 

発信元情報記入

発信元の情報を記入しておきます。

番線印も先に登録しておきます。

 

「発信元表示」ボタンを押す

発信元情報を記入したところで、「発信元表示」ボタンを押すと

「返品依頼テンプレート」に情報が転記されます。

 

「番線印」と「番線印情報」はチェックボックスで選択します。

    両方ともチェックすると「番線印」が優先されます。
    両方ともチェックしなければ、何も表示されません。

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出版社了解品連絡表は、返品物梱包貼付用と自店控えとしています。

 

「返品依頼作成」ボタンを押す

「返品依頼作成」ボタンを押すと、

「返品本分類」に転送されている返品データを使って、出版社別に依頼書を作成します。

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エクセルBOOK「FAX電話帳」に出版社の電話番号が登録されている場合は、

自動的に電話番号などが返品依頼書に表示されます。

番号を登録しておけば、これで発信番号をその都度調べる必要がなくなります。

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「オールクリア」ボタンを押す

「オールクリア」ボタンを押すと、

エクセルBOOK「返品了解申請」の内容がクリアされ、デフォルトの状態に戻ります。

 

返品了解書作成ソフトまとめ

 

使い方の流れを、取説的に説明させていただきました。

 

データをエクセルベースで保存する場合は、

ファイル名を変えて保存するようにしてください。

データの保存目的であれば、「マクロなしBOOKでの保存」(.xlsx)で保存してください。

 

メールで送信する場合は、このエクセルBOOKではなく、

エクセルBOOKの「ファイル」タブの「印刷」でプリンターを”PDFの印刷”にして、ファイルをPDF形式で名前を付けて出力してください。

そのPDFファイルを送信メールに添付すればOKです。

 

面倒な「返品了解」作業が少しでも早く簡単にできればと思います。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。

 

返品了解書作成ソフトはこちら↓からダウンロードすることが出来ます。
このダウンロードしたソフトは、エクセルVBAコードを保護していますので、加工をすることが出来ません。

“返品了解書作成” をダウンロード henpinryokai.zip – 1326 回のダウンロード – 114 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

エクセルVBAを使いだして、始めのうちに知っておきたい内容を纏めています。

「VBA最速理解」の記事一覧を開く

 

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