見積・納品・請求書を同一書式で作成するExcelVBAの組み方

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見積書、納品書、請求書を同一書式で作成するエクセルVBAソフトを使うことで、大幅な事務効率化を図ることが出来ます。

こんにちは、じゅんぱ店長(@junpa33)です。

 

官公庁や公共団体などへ納品・納材する中で必要とされる帳票があります。

見積書、納品書、請求書を同一書式で作成し提出するということです。

この作成が結構多くの方にとって、気を使う時間のかかる業務となっています。

 

この様な点を踏まえて、今回は、見積書、納品書、請求書の同一書式帳票を

業務時短でカンタンに作成できるようにするためのVBAソフトのコード設定や

作成ポイントをダイジェストで解説したいと思います。

 

見積書・納品書・請求書作成に関する記事はこちらです。

「見積書納品書請求書作成」の記事一覧を開く

伝票の作成でデータのやり取りをするソリマチ販売王に関する記事はこちらです。

「販売王」の記事一覧を開く

 

見積・納品・請求書を同一書式で作成するExcelVBAの組み方

 

市販の販売管理ソフトで見積書、納品書、請求書を作成することは、今や多く利用されていることと思います。

その一方で、

同一書式で作成する見積書、納品書、請求書を作成するのは、相変わらず手書きという方もおられます。

エクセルを使ってパソコンで作成しているケースも多くなっているようですが、

あくまでもそれは、エクセルをテンプレートとしてのみ利用しているというケースが多いようです。

 

ここで紹介する「同一書式で作成するExcelVBAの組み方」とは、この部分での業務改善手法であって、

この3つ(3点セット)の帳票作成について、「マウスクリックと日付・コード入力」だけで完成させる。という手法になります。

では実際にどうしたらよいか?の作成ポイントをダイジェストで紹介したいと思います。

 

帳票の枠組み”消えない”テンプレートを作る

 

パソコンで帳票を作成しているケースを考えてみます。

自己作成やフリーのテンプレートを使っている方で、おそらく新たに伝票を作る場合は、

そのテンプレートファイルを複製して、元のファイルはそのまま残しながら、新たに伝票ファイルを作成しているでしょう。

そんな時、元のテンプレートに直にデータを入れてしまった場合は、一瞬焦りますよね。「名前を付けて保存」で無事に回避できるんですけど。

 

ここで紹介するのは、エクセルのVBAコードだけで、テンプレートを作る事ができるということです。

そして生成されたテンプレートは、行高を変えようが列幅を広げようが、全く自由に変更できるということです。

それでも再度VBAコードを実行すれば、元の同じテンプレートが再生されてしまうということです。無敵テンプレートです。

つまり、その時々で、提出先の指示に対応して、テンプレートを好きに加工することが出来るということです。

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VBAコードの実行で、これが、これ↓になります

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電子印鑑を使って押印できるようにする

 

今大きな話題になっている中で、印鑑不要論があります。その真っただ中の話です。

最終的には、押印しなくなるか、帳票作成はリアル書面なので、それ自体が電子帳票化されていくと思います。

が、

津々浦々まで広がるのはまだまだ時間がかかる事でしょう。その間は少なくとも今までの方法になるわけです。

 

ここでは、リアル社印を電子社印にしてエクセル上で押印できるようにします。
電子証明書や電子署名などセキュリティーを要求される場合は、押印しない設定にします。)

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電子印鑑の簡単な作成方法と利用できる用途についての関連記事をこちらで紹介しています。

 

資料ファイルから簡潔にデータ移動する

 

この「同一書式で作成する見積書、納品書、請求書を作成」で一番の作業時間のかかるところです。

皆さんはコピペを多用したり、また超有名関数VLOOKUPを使う、使いどころなのかもしれません。

でもこの記事では、ここはエクセルVBAを使ってということで、やり方がちょっと違います。

簡単に言うと、コード上で「移動元」セルと「移動先」セルの値を「=」で繋ぐだけです。

しかも、セル一つづつコード記述するのではなく、この同じ作業をループ処理するようにします。

後は、VBAコードの実行で瞬時に移動完了となります。

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プリントミスをしない印刷設定をする

 

作成した帳票を印刷するにあたり、あらかじめ印刷項目を設定しておきます。

通常なら毎回印刷の度にセットしなければならない項目を、

VBAであれば、最初にコード記述しておくことで毎回の設定が不要になります。

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作成した帳票をデータ保存する

 

エクセルVBAで作成したデータを保存する場合には注意点があります。

保存したいデータをそのファイルに残したままであれば、上書き保存すればいいのですが、

データを分けて保存したい場合は、VBAコードを取り除いて、リネームして保存した方がいいです。

保存用のエクセルファイルにVBAコードが残っていれば、複数ファイルの起動時に誤動作もありうるからです。

 

ここでの保存の方法は、必要なデータのみ取出し、VBAコードは削除し、自動でリネームします。

リネームのルールは、このようになります。

「1階層下フォルダ名」「2階層下フォルダ名」「3階層下フォルダ名」請求書_年月日-時分

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実用的なユーザーフォームでエクセルVBAをコントロール

UI(ユーザーインターフェイス)としてユーザーフォームを利用します。

ですが、単にユーザーフォームを作るだけでは、使いやすい物であるとは言えません。

利用者にとって使いやすく作ることが必要です。

 

更に、ユーザーフォームに配置した各コントロールツールと作成してきたVBAコードを繋げれるように、

一部分VBAコードを加筆修正します。

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販売管理ソフト「販売王」を利用する

 

販売管理ソフトを折角使っているのに、この同一書式で作成する見積書、納品書、請求書づくりは別物。

これは、何か重複作業をしているのではと感じますよね。

もし「販売王」を使っているなら、日々入力している販売データを利用することが出来ます。

「販売王」から売上データをエクスポートし保存します。

その保存したデータを、このエクセルVBAソフトに読み込ませます。

そうすることによって、帳票に表示する販売商品データの入力手間を省くことが出来ます。

 

フォルダに保存したファイルを呼び出します。

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このエクセルVBAソフトの使い方の説明

 

最後に完成した見積書、納品書、請求書を同一書式で作成するエクセルソフトの使い方を説明します。

完成品をダウンロードすれば、順番にVBAコードを組み立てて行かなくてもそのまま使うことが出来ます。

提出する先によっては、項目の表記方法によって違いがあったり、税込、税別の違いがあったりします。

このソフトで作成後に修正を加えることはもちろん可能ですが、

あらかじめ、VBAコードを変更しておいて、一発仕上げをしたいと思われる場合は、

順番にコード積み上げを行ってください。

 

完成品のダウンロード

 

この「見積納品請求3点伝票作成ソフト」完成品をダウンロードするのはこちらになります。

こちら↓でダウンロードすることが出来ます。

 

ただし、こちらの方はVBAコードを保護していますので、使う側でのVBAコードのカスタマイズを行うことはできません。

 

ここの記事説明とダウンロードしたソフトで、早々に利用していただくことが出来ます。

 

“見積納品請求3点伝票作成ソフト” をダウンロード 3tenden.zip – 2491 回のダウンロード – 86 KB

 

このソフトはご自分で業務でお使いいただくのはフリーですが、

転載や転売については許可しておりませんので、ご使用にならないよう固くお断りいたします。

 

見積・納品・請求書を同一書式で作成のまとめ

 

普段から普通に行っている帳票作成も、「ちょっと ここが無駄かも?」と思ったら、

先ず、何とか改善できないかと考える習慣をつけることが大切です。

その作業、かかっている時間を時給に例えてみましょう。業務改善を目指す基本ではないでしょうか。

自分はこれで大幅な時短を作り出すことが出来ました。

「販売王」から月次の売上データを取り出し、このソフトを使って、何件分かの帳票を作成するのに30分掛けずに済ませています。

今まで半日以上かけていたのがウソの様です。

ぜひ試してみてください。

 

エクセルVBAの初めて勉強法の参考に

 

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目次一覧
1  マクロ記録とVisual Basic Editor
2  VBAの基本構文を理解しよう
3  ブックとシートをVBAで操作しよう
4  セルをVBAで操作しよう
5  変数を理解しよう
6  条件分岐を理解しよう
7  繰り返し処理(ループ)を理解しよう
8  対話型マクロを作ろう
9  文字列を操作する関数
10 日付や時刻を操作する関数
11 その他の便利な関数
初級からの参考書ですが、より実践的切り口での解説をしています。
こんな方にお勧めです。
  • 早く実際に動くものを作りたい
  • 実践的なテキストが欲しい人
  • 本質的な部分をしっかり勉強したい
  • マクロの記録では作れないものを作りたい
  • VBAがどういうものなのかを知るところから始めたい
  • いきなりガッツリ、コードを書くのは辛そうだ
  • 挫折したVBAに再チャレンジしようとしている
  • プログラミングなんてしたことがない
  • マクロの記録が出来るようになったら、もっといろいろ作りたくなった
  QRコードから操作の流れを動画(無音です)で確認することもできるようになりました。
まずはVBAの操作をする。その技術的サポートをするための初級からの参考書になっています。
文章解説と動画との関係性は、主は文章での解説、サポートが動画になります。
 

 

エクセルVBAの独習についての記事はこちらです。

エクセルVBAを独習するのに参考書は欠かせません。 参考書選びは自分に合った「相棒」にできるものを選んでいきたいです。
エクセルVBAを独学で習得するためのポイントは?良書との出会いは重要

 

エクセルVBAの独習には動画学習という方法もあります。 目と耳両方を使って学習することでさらに勉強効率を上げることもできると思います。
エクセルVBA初級者がUdemyで動画学習する講座おすすめ5選と無料講座の上手な使い方。

 

エクセルVBAを使って業務効率を上げて行くのに、始めのうちに知っておくといい内容を纏めてみました。

「VBA最速理解」の記事一覧を開く

 

今回の記事はここまでです。   最後までご覧いただき有難うございました。

 

<記事内容についての告知>VBAコードの記述記事においては、その記述には細心の注意をしたつもりですが、掲載のVBAコードは動作を保証するものではりません。 あくまでVBAの情報の一例として掲載しています。 掲載のVBAコードのご使用は、自己責任でご判断ください。 万一データ破損等の損害が発生しても当方では責任は負いません